lunes, 20 de septiembre de 2010

UNIDAD 1 TECNICA DE CONTABILIDAD

UNIDAD 1
TECNICAS DE CONTANBILIDAD

1.01
Las operaciones que se han estudiado en el curso anterior con relación al registro de las operaciones de la empresa, se registraron en un solo diario, el general, donde cada débito y cada crédito se pasó de manera individual al Mayor General
Este procedimiento resulta largo y tedioso ya que se hacen muchas operaciones, pero al mismo tiempo es útil para los niveles iniciales de la enseñanza de la contabilidad.
Los contadores han creado un sistema que requiere menos tiempo y esfuerzo, pero con resultados iguales el anterior y consiste en los diarios con columnas especiales para las cuentas que presentan un mayor movimiento en la empresa.
Las columnas especiales ahorran trabajo en dos formas:
1. - El escribir los asientos no es necesario poner el nombre de las cuentas porque la columna especial lo tiene registrado e indica el débito y el crédito, en caso que el diario sea necesario poner ambas cuentas.
2. - El pase al Mayor General se hace por el total de la columna, normalmente al final de mes por lo que no es necesario hacer los registros en el Mayor General por cada operación.

CUENTA CON CADA CLIENTE INDIVIDUAL.
Los registros visto hasta aquí, nos muestran una cuenta por cobrar y por pagar donde están todas las operaciones de estas cuentas sin importar la cantidad de deudores y acreedores que se tenga en la empresa.
Con este procedimiento se hace difícil el saber el saldo de la cuenta de cada cliente o el monto adeudado a un acreedor por lo que estas cuentas se deben registran de manera separadas en un mayor que se conoce como Mayor Auxiliar de cuentas por cobrar o por pagar según sea el caso.
La cuenta por cobrar o por Pagar del Mayor General se una para registrar el monto total de los deudores y acreedores, cada cierto tiempo, (normalmente cada mes) y a estas cuentas se le llaman cuentas control ya que su saldo debe ser igual a la suma de los saldos de los auxiliares que corresponda.
Esta cuenta, la control, sirve como medio de verificación de exactitud del mayor auxiliar.
Los diarios especiales (diario de columnas especiales) para las cuentas que se cargan o acreditan frecuentemente ahorran trabajo y sobretodo tiempo.
Para registrar las operaciones en los diarios especiales se hace necesario que se tenga el documento que sirve como base para hacer esos registros y se le denominan documento fuente ya que en el mismo están los datos necesarios para hacer el registro.
El documento fuente es definido por el diccionario de Administración y Finanzas come el “Impreso que contiene la información que habrá de procesar el ordenador”. (Computador).
Entre los documentos fuetes tenemos:

1. - La factura.- Este documento contiene una serie de datos que son importante para su registro, ya que contiene el nombre del cliente, un número que la identifica, la fecha, el monto, las condiciones de pago y los productos adquiridos.
2. - El cheque.- Este documento tiene como dato importante un beneficiario, un número, el monto y el concepto. (Porque se paga).
3. - El recibo.- Es otro documento con características similares al cheque, ya que tiene el nombre, el número, el monto y el concepto.
4. - Tarjeta de Tiempo.- Esta tarjeta, que se usa con un reloj, sé determina la cantidad de horas que trabaja un obrero o empleado y así pagar el sueldo.
Estos son los documentos fuente de mayor uso. Existen otros que tienen la misma característica que los anteriores (un nombre, un número, un motivo, ect.).





LOS DIARIOS CON COLUMNAS ESPECIALES

DIARIO DE VENTAS O CUENTAS POR COBRAR.- Las operaciones similares siempre originan cargos y abonos para las mismas cuentas y así tenemos lasa ventas a crédito que son similares en el sentido que origina cargo a cuentas por cobrar y abono a venta.
Si vemos el caso que se ilustra en el cuadro 1.1 la columna que sirve para registrar las cuentas por cobrar es la misma usada para registrar la venta a crédito.
Este diario tiene columna para registrar la fecha, el nombre del cliente, el número de factura y el importe de cada venta a crédito.
Hay que destacar que el diario de venta sólo se registran las ventas de mercancías a crédito, no la venta (baja) de un activo a crédito.

DIARIO DE COMPRAS O CUENTAS POR PAGAR.- Al igual que la anterior (ilustración 2) contiene una sola columna. La información que se registra en él se incluye la fecha de cada asiento, el nombre del proveedor, la fecha de cada asiento, el nombre del proveedor, la fecha de cada factura, los términos y el importe de la compra. La fecha de la factura y los términos de la operación sirven para determinar la fecha en que se vence el pago.

DIARIO DE INGRESOS DE CAJA (EFECTIVO). - En este diario se registra todo el efectivo que ingresa a la empresa ya sea por venta al contado, cuenta por cobrar, préstamo, baja (venta) de un activo, etec.

DIARIO DE EGRESO DE CAJA (EFECTIVO). - Las operaciones que se registran en este diario son aquellas que implican el desembolso del efectivo como las compras al contado, el pago de deuda, (cuenta por pagar) y todos los pagos, normales o no, que realiza la empresa.

DIARIO GENERAL.- Cuando se usan los diarios expuestos anteriormente el registro de las operaciones en el diario general sé muy reducido y en el mismo se van a registrar las compras o ventas de activos a crédito, las devoluciones y los asientos de ajustes y cierre.

REFERENCIA A LOS LIBROS DE REGFISTRO.- Cuando se empleamos libros para registrar las operaciones es necesario que en las cuentas del mayor general se haga referencia a estros como se expresa a continuación:
DV = Diario de Ventas
DC = Diario de Compras
DI = Diario de Ingresos
DE = Diario de Egresos
DG = Diario General

ILUSTRACION:
La empresa FMT Industrial realizó las siguientes operaciones en mes de octubre.
Oct.- 01 Los socios aportaron en acciones la suma de $200,000.
01 Expidió el cheque 01 a favor de Servicios de Alquileres por $15,000 como pago de tres meses de renta por adelantado.
02. Recibió mercancía de La Cibaeña con factura por $22,000 de fecha 1 de Octubre y en términos 5/10, 3/15, n/30.
04 Recibió de EMMA Industrial mercancías y una factura por $5,000 y con fecha 1 de Octubre cuyos términos era 3/5, 2/10, n/15.
05 Compró equipo de tienda a crédito por $38,000 a Mocana Industrial en términos n/10, FDM (Fin De Mes)
06 Recibió una nota de abono por $2,000 de La Cibaeña por la devolución de parte de la mercancía adquirida el 2 de Octubre.
07 Las ventas al contado de los primeros siete días fueron de $34,000.
09 Expidió el cheque 02 a favor de La Cibaeña como pago de la factura del 2 de Octubre, menos devolución y descuento)
10 Recibió una nota de abono por $8,000 de Mocana Industrial, por la devolución de parte del equipo de tienda comprado el 5 de octubre.
10 Vendió $17,000 de mercancías a crédito a FE Company, expidiéndole la factura 01. (Los términos de todas las ventas es 5/10, 3/20, n/45)
11 Vendió $12,000 de mercancía a crédito a Patry Industrial, expediento la factura 02.
14 Recibió de Alfa Company mercancía y una factura con fecha del 10 de octubre. El importe de ésta es de $7,000 y los términos son 2/10, n/30.
15 Las ventas al contado de la segunda semana fueron de $54,000.
18 Vendió mercancías a crédito a El Centro, por $9,000, según la factura número 3.
19 Vendió mercancías por $29,000 a crédito a FE Company, expidiendo la factura no. 4.
20 Recibió un cheque de FE Company, como pago de la venta que se realizó el 10 de octubre.
21 Recibió un cheque de Patry Industrial como pago de la venta realizada el 11 de octubre.
23 Vendió un equipo de tienda al costo por $2,000 recibiendo efectivo a cambio.
24 Recibió de EMMA Industrial, mercancías y una factura por $16,000 con fecha 21 de octubre y con términos 7/10, 5/15, n/45.
25 Pagó a Telefónica El Viaducto con el cheque 03 $2,000 como pago de la factura telefónica.
25 Tomó un préstamo por $60,000 al Banco El Viaducto, a 26 por ciento anual y 2 años para pagar firmando un documento.
28 Vendió $7,000 de mercancía a crédito a Patry Industrial, expidiéndole la factura n.. 5
29 Recibió un cheque de FE Company como pago de la factura del 19 de octubre.
31 Expidió el cheque 04 a favor de EMMA Industrial como pago de la factura del 21 de octubre.
31 Expidió el cheque 05 a favor de Luis Pérez, como pago de la nómina del mes por $25,000.
31 Las ventas al contado de la última quincena fueron $45,000.
31 Registre la renta consumida durante el mes.

SE PIDE:
1. - Registres las operaciones anteriores en los diarios correspondientes (Ventas, Compras, Ingresos, Egreso, Egresos y General.
2. - Abrir las siguientes cuentas en el Mayor General. Efectivo, Cuentas por Cobrar, Renta Pagada por Adelantado, Equipo de Tienda, Cuenta por Pagar, Documento por Pagar, Capital Social, Ventas, Descuentos sobre Ventas, Compras, Devoluciones Sobre Compras, descuentos sobre Compras, Gastos de Sueldos, Gastos de Teléfonos, Gastos por Renta, y haga los pases correspondientes
3. - Abra las siguientes cuentas del mayor auxiliar de Cuentas por Cobrar FE Company, Patry Company, El Centro. Elabore un listado de las cuentas por cobrar que permanecen abierta.
4. - Abra las siguientes cuentas para el mayor auxiliar de cuentes por pagar: La Cibaeña, EMMA Industrial, Alfa Company, Mocana Industrial y haga los pases correspondientes. Elabore un listado de las cuentas por pagar que permanecen abierta.
5. - Elabore una Balanza de Comprobación del Mayor General.

PASO 1
REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN LOS DIARIOS
DE VENTAS
Fecha
Cuenta a Debitarse
Factura No.
Condiciones
Folio
C x C Débito
Ventas Crédito
Oct
10
FE Company
01
5/10,3/20,n/30

17,000

11
Patry Industrial
02


12,000

18
El Centro
03


9,000

19
FE Company
04


29,000

28
Patry Industrial
05


7,000


TOTAL



74,000






(112) (411)

A. DIARIO DE COMPRAS
Fecha
Cuenta a abonarse
Factura No.
Condiciones
Fecha Factura

Compras – Débito
Cta. X Pagar – Crédito
Oct
2
La Cibaeña

5/10, 3/15, n/30

22,000

4
Emma Industrial

3/5, 2/10, n/30

5,000

14
Alfa Company

2/10, n/30

7,000

24
Emma Industrial

3/5, 2/10, n/30

16,000


TOTAL



50,000






(515) (211)
B.








C. DIARIO DE INGRESOS
Fecha
Cuenta Abonada
Concepto
Folio
Cta Varias Crédito
Cta x Cobrar Crédito
Ventas Crédito
Des s/vtas Débito
Efectivo Débito
Oct
1
Capital Social
Emisión Acciones
311
200,000



200,000

7
Ventas
Ventas al Contado



34,000

34,000

15
Ventas
Ventas al Contado



54,000

54,000

20
FE Company
Saldo Fact. No. 1


17,000

850
16,150

21
Patry Industrial
Saldo Fact. No 2


12,000

600
11,400

23
Equipo de Tienda
Venta E. De Of.
114
2,000



2,000

25
Documento por Pagar
Préstamo
212
60,000



60,000

29
EMMA Industrial
Saldo Fact. No 4


29,000

1,450
27,550

31
Ventas
Ventas al Contado



45,000

45,000





262,000
58,000
133,000
2,900
450,100





(µ)
(112)
(411)
(412)
(111)


(a) DIARIOS DE EGRESOS
Fecha
Ck No
Beneficiario
Cuenta a Cargo
Folio
Cuenta Varias Débito
Cuenta x Pagar Débito
Des s/compras
Crédito
Efectivo Crédito
Oct
1
01
Servicio de Alquileres
Renta x Adelantado
113
15,000


15,000

9
02
La Cibaeña
La Cibaeña


20,000
1,000
19,000

25
03
Teléfono El Viaducto
Teléfono
612
2,000


2,000

31
04
EMMA Industrial
EMMA Industrial


16,000
1,120
14,880

31
05
Luis Pérez
Sueldos
611
25,000


25,000






42,000
36,000
2,120
75,880






(√)
(211)
(517)
(111)

b) PASO 2
(1) ABRIR LAS CUENTAS Y PASE AL MAYOR

Efectivo 111 Cuentas por Cobrar 112 Renta Pag por Adel 113 Equipos de Tienda 114
DI Oct 31
450,100
374,220
DE Oct 31
75,880


Cuentas por Pagar 211
DG Oct 6
2,000
DG 10 8,000
DE 31 36,000
DC Oct 31
50,000
DG 5 38,000
42,000

Des s/ventas 412
DI Oct 31
2,900



Gastos Sueldos 611
DE Oct 31
25,000





DV Oct 31
74,000
16,000
DI Oct 31
58,000

Doc por Pagar 212


DI Oct 31
60,000

Compras 515
DC Oct 31
50,000



Gastos Teléfono 612
DE Oct 25
2,000



DE Oct 31
15,000
10,000
DG Oct 31
5,000


Capital Social 311


DI Oct 31
200,000

Dev s/compras 516


DG Oct 6
2,000

Gastos por Renta 613
DG Oct 31
5,000



DG Oct 5
38,000

28,000
DI Oct 10
8,000
DI-2- 2,000


Ventas 411
DC Oct 31
74,000
DI/31 133,000
207,000

Des s/compras 517


DE Oct 31
2,120
PASO 3


c) ABRIR LAS CUENTAS AUXILIARES DE CUENTAS POR COBRAR Y HACER LOS PASES





AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR

FE Company Patry Industrial El Centro Cuentas por Cobrar Listado Cuenta por Cobrar
Oct 10 17,000
19- 29,000
Oct 20 17,000
29- 29,000

Oct 11 12,000
28- 7,000
7,000
Oct 21 12,000



Oct 18 9,000








PASO 4
ABRIR LAS CUENTAS AUXILIARES DE CUENTAS POR PAGAR Y HACER LOS PASES

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR

La Cibaeña Emma Industrial Alfa Company Mocana Industrial
Oct 6 2,000
31 20,000

Oct 1 22,000

Oct 31 16,000

Oct 4 5,000
24 16,000
5,000



Oct 14 7,000

Oct 10 8,000

Oct 5 38,000

30,000
Patry Industrial RD$ 7,000
El Centro 9,000
(i) Total Cuentas x Cobrar $ 16,000
(a) Igual al Mayor General



LISTADO DE LA CUENTA POR PAGAR
Emma Industrial $ 5,000
Alfa Company 7,000
Mocana Industrial 30,000
Total Cuentas por pagar (Igual que el Mayor) $ 42,000
DOCUMENTOS POR PAGAR

Documentos por Pagar


Oct 25
60,000



d) PASO 5
ELBAORACION DE LA BALANZA DE COMPROBACIÒN


FMT INDUSTRIAL
Balanza de Comprobación
31 de Octubre 19 ___
(Expresado en RD$)
Efectivo
374,220

Cuentas por Cobrar
16,000

Renta Pagada por Adelantado
10,000

Equipos de Tienda
28,000

Cuentas por Pagar

42,000
Documentos por Pagar

60,000
Capital Social

200,000
Ventas

207,000
Descuentos sobre Ventas
2,900

Compras
50,000

Devoluciones sobre Compras

2,000
Descuentos sobre Compras

2,120
Gastos por Sueldos
25,000

Gastos por Teléfonos
2,000

Gastos por Renta
5,000


513,120
513,120

UNIDAD 2 SOCIEDADES EN NOMBRE COLECTIVO

TEMA 2
SOCIEDADES EN NOMBRE COLECTIVO

Una sociedad en nombre colectivo esta compuesta por dos o más personas que voluntariamente han ingresado a ella para emprender, como copropietario, un negocio con fines de lucro.

Características
1. No constituye una entidad legal separada.- no goza de personalidad legal como entidad. El activo es poseído y el pasivo es adeudado colectivamente por los socios.....

2. - Agencia mutua.- Cada uno de los socios se convierte en agente de todos los demás socios en los asuntos concernientes a la sociedad.
3. - Responsabilidad ilimitada.- Cada socio es individualmente responsable por las deudas que la sociedad haya contraído durante su actuación como socio dentro de la institución. Si se retira de la entidad debe hacerlo público.
Cuando una sociedad se ve imposibilitada para pagar sus deudas, los acreedores podrán demandar el pago a cualesquiera de los socios. Si los activos e un socio resulta insuficiente para liquidar la deuda en su totalidad él o los acreedores podrán recurrir a los activos de los socios solventes...
4. - Derecho limitado para disponer del interés social, - Cualquier socio puede transferir su interés social a otra persona, pero no puede obligar a los demás socios a que acepten a la persona a la que ha transferido su participación.

5. - Reparto de Beneficios.- Las utilidades sé distribuyen de acuerdo a la forma en que los socios se han puesto de acuerdo.


6. - Retiros de activos.- Sé establecen limitaciones para el retiro de los dividendos o la distribución de otros activos que puedan hacer los miembros de la Sociedad.

7. - Muerte de un Socio.- Salvo a lo que hayan establecido los socios, la muerte de uno de ellos disuelve la entidad. Los herederos tienen derecho a reclamar la parte del socio fallecido, pero no tienen derecho a sucederle como miembro de la sociedad...

Cuenta del capital contable.-
Las cuentas de capital y de retiro de una sociedad en nombre colectivo son similares a la de un propietario individual, con la diferencia que son más de uno los socios por lo que tendrá:
1. --- Una cuenta de capital para cada uno de los socios.
2. - Una cuenta en donde sé determine las ganancias del período que le corresponde a cada socio.
Cuando cada uno de los socios hace su inversión la cuenta de capital sé acreditará, como también se cargará la debida cuenta de activos.
La cuenta de retiro sé cargarán por los retiros y por él se acreditará al final del período para su cierre.

Apertura de Libros.- Si las aportaciones se hacen en efectivo o no existe ningún problema; se carga a la cuenta de caja y se acredita a la cuenta de capital de los socios...

Emmanuel y Bryan decidieron forma una empresa aportando el primero $150,000 y el segundo $100,000. El registro de la aportación es el siguiente:
Efectivo 250,000
Emmanuel, Capital 150,000
Bryan, Capital 100,000
Aportación de capital

Si la aportación no sé hace en efectivo sino en otro activo, los mismos deben registrarse o sus valores reales a la fecha de la aportación.
Suponga que Emmanuel aporta equipos de oficina con un valor de $100,000 se debe registrar por este valor o por el valor que tenga a la fecha de hacer la operación
El registro para la aportación de Emmanuel será:
Equipo de oficina 100,000
Emmanuel, capital 100,000
Aportación de capital
Cierre de libros.—Después de saldar las cuentas temporales (ingresos, y gastos) contra pérdidas y ganancias, sé debe proceder al cierre de la cuenta de pérdidas y ganancias contra la de capital de los socios.
Suponiendo que los beneficios fueron $150,000 en el negocio de Emmanuel y Bryan y que fueron distribuidos en partes iguales, es decir $75,000 para cada uno.

Pérdidas y Ganancias 150,000

Emmanuel, Capital 75,000
Bryan, Capital 75,000
Distribución de los beneficios
En partes iguales


En el caso de que Emmanuel haya hecho retiro por $10,000 y Bryan por $15,000 para cerrar esta cuenta (la de retiro) se le da un crédito y un débito a la cuenta de capital.
Emmanuel, Capital 10,000
Emmanuel, retiro 10,000
Para cerrar la cuenta de retiro

Bryan, Capital 15,000
Bryan, Retiro 15,000
Para cerrar la cuenta de retiros


Hoja de trabajo: La hoja de trabajo de una sociedad colectiva tiene dos columnas para cada socio, en vez de las columnas para utilidades no distribuidas.
En cuanto al estado de resultados o pérdidas y ganancias de este tipo de sociedad es similar a la empresa individual o de una compañía por acciones.
Estado C
Emmanuel y Bryan
Estado de Resultados

Por el año 19__
(Expresado RD$)
Ventas netas 400,000
Costo de los artículos vendidos
175,000
Utilidad Bruta sobre ventas 225,000
Gastos de Operación 110,000
Utilidad neta 115,000
Estado de capital de los socios.- Un estado de capital de los socios es necesario que contenga el saldo de la cuenta de capital al inicio del período, a la que se le sumarán las aportaciones adicionales (si se han producidos) y las utilidades mientras que se restarán las pérdidas (si las hay) y los retiros, si se han producidos durante el año.


Emmanuel y Bryan Estado B
Estado de capital de los socios
Por el año 19__+

Emmanuel
Bryan
Total
Aportación al 1 de enero 19
75,000
75,000
150,000
Más:



Aportaciones adicionales
30,000
40,000
70,000
Utilidad Neta
65,000
38,000
103,000
Totales
170,000
153,000
323,000
Menos retiros
52,000
49,000
101,000
Saldo al 31 de diciembre
118,000
104,000
222, 000




Balance General.- El balance general de una sociedad en nombre colectivo generalmente muestra el capital de cada socio, con una referencia al Estado de capitales de los socios, donde se muestran los detalles de la evolución del capital de cada socio durante el período

Estado A

Emmanuel y Bryan
Balance General
Al 31 de diciembre de 19__
ACTIVOS
Efectivo 42,000
Cuentas por Cobrar 50,000
Inventario de Mercancías 99,000
Equipos de Oficina 63,000
TOTAL DE ACTIVOS 254,000

PASIVOS
Cuentas por Pagar 22,000
Documentos por Pagar 10,000
TOTAL PASIVOS 32,000
CAPITALES DE LOS SOCIOS
Emmanuel, Capital (Estado B) 118,000
Bryan, Capital (Estado B) 104,000
TOTAL CAPITALES 222,000
TOTAL PASIVOS Y CAPITAL 254,000

DISTRIBUCION DE LOS BENEFICIOS.- Los beneficios se distribuyen en la forma que los miembros de la organización hayan establecidos, quedando establecidos que si no se especifica nada al respecto los mismos se distribuirán en partes iguales. Las pérdidas que se podrían producir se van a distribuir de la misma manera que se distribuyan los beneficios.
Hay varias formas de cómo se pueden distribuir las ganancias y los socios deben ponerse de acuerdo de cómo es que van a distribuir...
1. - Sobre la base de porcentaje convenidos los socios se ponen de acuerdo sobre un por ciento del total de los beneficios obtenidos.
Suponiendo que los beneficios obtenidos por Emmanuel y Bryan fueron de $150,000 y han convenido distribuir los beneficios en 55% para Emmanuel y un 45% para Bryan.
$150,000 y 55% =$82,500
150,000 y 45% = 67,500
Total 150,000

Pérdidas y ganancias 150,000
Emmanuel capital 82,500
Bryan, capital 67,500
Para cerrar la cuenta de pérdidas o
Ganancias y distribuir las utilidades


2. - Distribución de acuerdo al capital invertido. Los beneficios se pueden distribuir de acuerdo a la participación de los socios, es decir de la inversión que hayan realizado en la entidad.
Emmanuel y Bryan han establecido distribuir los beneficios de acuerdo a la inversión que han realizado.
Suponiendo que Emmanuel invirtió $140,000 y Bryan $110,000 los beneficios fueron $150,000
A- paso 1 se suman los capitales
Emmanuel $140,000
Bryan 110,000
Total 250,000
B.- paso 2 se toma el capital de un negocio, se multiplica por el monto de los beneficios y se divide a la suma de los capitales.
Emmanuel 140,000 x 150,000 = 84000
250,000

Bryan 110,000 x 150,000 =66,000
250,000

Los beneficios se registran de la siguiente manera:
Pérdidas y ganancias 150,000
Emmanuel, capital 84,000
Bryan, capital 66,000
Para cerrar la cuenta de pérdidas y ganancias y
Distribuir las utilidades entre los socios.

3. - División proporcional basándose en fracciones.- Los socios pueden convenir distribuir los beneficios de acuerdo a fracciones. Esta fracción puede ser en un por ciento o fracciones,
Los socios, (Emmanuel y Bryan) han establecido distribuir los beneficios en 60% para el primero y 40% para el segundo
Emmanuel $150,000 x 60% $90,000
Bryan 150,000 x 40% 60,000
$150,000

O simplemente puede ser 3/5 para Emmanuel y 2/5 para Bryan
Emmanuel $150,0000 x 3/5 = $90,000 3/5 = 0.60 = 60%
Bryan 150,000 x 2//5= 60,000 2/5 = 0.40 = 40%
$150,000

4. - interés sobre los capitales, y el resto en proporción fraccional.- Si los socios están de acuerdo de darse alguna importancia a las aportaciones de capitales, pero la parte restante puede ser en cualquiera de las modalidades expresada anteriormente explicada.

Si Emmanuel y Bryan establecen distribuir los $150,000 de beneficios en 5% sobre sus capitales (capital de Emmanuel $140,000 y Bryan $110,000) y la parte restante en 55% para Emmanuel y 45% para Bryan,
Emmanuel Bryan
Total a distribuir $150,000
Interés sobre los capitales
Iniciales
Emmanuel($140,000 x 5%) $ 7,000
Bryan (110,000 x 5%) 5,000
Total distribuido sobre % sobre capitales 12,500
Total a distribuir luego de % sobre capitales $137,500
Emmanuel ($137,500 x 555 75,625
Bryan (1137, 500 x 45% 61,875
Total distribuido $137,500
Participación de los socios $82,625 $67, 375

5. - Sueldos a los socios, y el resto en forma proporcional cuando las aportaciones de capital son desiguales, los socios podrán acordar repartirse los beneficios bajo la forma de sueldos, que permite compensar las inversiones desiguales y el resto en forma proporcional.

Emmanuel y Bryan establecieron distribuir los $150,000 de beneficios en sueldos para Emmanuel de 425,000 y de Bryan de $18,000 y el resto en 6/11 para Emmanuel y 5/10 para Bryan

Emmanuel Bryan
Total a distribuir $150,000
Sueldos $ 25,000 $ 18,000 43,000
Total a distribuir luego de sueldos $107,000
Emmanuel (107,000 x 6/11) 58,363.63
Bryan (107,000 x 5/11) 48,636.37
Total a distribuir 107,000
Parte de los socios $83,363.63 66,363.37

6, - sueldos interés y el resto en proporción fraccional. El interés sobre los capitales de los socios y los sueldos de estos no constituyen un gasto, sino una distribución de las utilidades neta, por lo que estos no se presentan en el estado de resultados o pérdidas o ganancias, sino que se presenta en el estado de capital de los propietarios.
Emmanuel y Bryan han establecido distribuir los beneficios que suman $150,000 en 7% sobre su capital (capital de Emmanuel $140.000 Bryan $110,000), sueldo para Emmanuel de $25,000 y para Bryan de $18,000 y el resto en 60% para Emmanuel y 40% para Bryan




Emmanuel
Bryan

TOTAL A DISTRIBUIR


150,000
Distribución de Acuerdo % sobre capitales



Emmanuel ($140,000 X 7%)
9,800


Bryan ($140,000 X 7%)

7,700

Total Distribuido de Acuerdo al % sobre Capitales


17,500
Total a Distribuir luego de % sobre capitales


$132,500
DISTRIBUCIÓN DE ACUERDO AL SUELDO



Emmanuel
25,000


Bryan

18,000

Total Distribuido de Acuerdo al Sueldo


43,000
Total Distribuido luego de % y Sueldo


$89,500
DISTRIBUCION EN FRACCIONES



Emmanuel ($89,500 X 60%)
53,700


Bryan ($89,500 X 40%)

35,800

Total de Distribuir de Acuerdo a Fracción


89,500
Participación de los Socios
$88,500
$61,500
0





DISOLUCIÓN DE UNA SOCIEDAD EN NOMBRE COLECTIVO.
La disolución de una empresa se materializa cuando sus funciones cesan o cuando sus activos son transferidos (vendidos) a otras personas.
Cuando se procede ha la disolución (liquidación) del negocio se procede a 1 vender los activos 2 pagar el pasivo y 3 el efectivo restante distribuirlo entre los socios
El siguiente Balance General pertenece a Emmanuel y Bryan los que han determinado liquidarlo.
I.
II. EMMANUEL & BRYAN
Balance General
16 de Mayo 19___
(Expresado en RD$)
ACTIVOS
PASIVOS
Efectivo
48,000
Cuentas por Pagar
15,000

Equipos de Oficina
35,000
Documentos por Pagar
10,000

Inventario
75,000
TOTAL PASIVOS

25,000
Equipos de Transporte
85,000
CAPITAL CONTABLE

Terreno
32,000
Emmanuel Capital
140,000

TOTAL ACTIVOS
275,000
Bryan, Capital
110,000



TOTAL CAPITAL

250,000


TOTAL PASIVOS Y CAPITAL
275,000

Efectivo Equipo de Oficina Inventario
48,000
227,000
250,000

Equipo de Oficina
85,000
85,000
III.
Documento por Pagar
10,000

10,000




35,000
35,000

Terreno
32,000

32,000

Emmanuel, Capital
140,000
140,000




75,000
75,000

Cuenta por Pagar
15,000

15,000

Bryan, Capital
110,000
110,000

1.- Venta del Activo
Efectivo 227,000
Equipo de Oficina 35,000
Inventario 75,000
Equipo de Transporte 85,000
Terreno 32,000
Venta del Activo


2.- Pago del Pasivo
Cuenta por Pagar 15,000
Documento por Pagar 10,000
Efectivo 25,000
Pago del Pasivo

3.- Distribución del efectivo entre los socios
Emmanuel, Capital 140,000
Bryan, Capital 110,000
Efectivo 250,000
Distribución del Efectivo

DISTRIBUCIÓN DE LA UTILIDAD O LA PÉRDIDA
Los activos de la empresa pueden ser vendidos a su valor en libro, por debajo de su valor en libro (con pérdida) o sobre su valor en libro (con ganancias)cualquier ganancia o pérdida que se obtenga en la venta de los activos se debe distribuir entre los socios antes de distribuir el efectivo
Las ganancias o las pérdidas obtenidas de la venta de los activos se distribuirán en la misma forma de cómo se distribuyen las utilidades de la empresa en sus operaciones normales...


Socio con saldo deudor.
En caso que algún socio tenga un saldo deudor en su cuenta de capital fruto de retiro, o pérdidas en las operaciones de la empresa o pérdida en la venta de activo
Se pueden presentar dos casos:
1. - Si luego de vender sus activos y pagar el pasivo la balanza de comprobación de Emmanuel y Bryan es la siguiente:
Efectivo 229,000
Bryan, capital 46,000
Emmanuel, capital 275,000
275,000 275,000

El efectivo debe ser entregado a Emmanuel y se reducirá su capital de $275,000 a $229,000 teniendo derecho a cobrar lo $46,000 a Bryan.

2.- Si Bryan aporta los $46,000, es recibido con un débito a efectivo y crédito a su capital y de esa manera se le podrá pagar el total del capital a Emmanuel.

Efectivo 46,000
Bryan, Capital 46,000
Para cubrir el faltante de capital.

3.- Se distribuyen los beneficios o las pérdidas en 60% para Emmanuel y 40% para Bryan.
Si en la operación de la venta de los activos se ha producido una pérdida de $50,000 (por ejemplo) se procede a buscar la proporción de la pérdida que le tocará hacerle frente cada uno de los miembros de la empresa. El asiento que se realiza es un débito (en la proporción que corresponda) a los capitales y un crédito a Pérdida en la venta de las acciones. Si se produce una ganancia en vez de una pérdida se debita la ganancia y a se acreditan los capitales de los de los miembros de la entidad.

Emmanuel $50,000 X 60% = $30,000.
Bryan 50,000 X 40% = 20,000.
TOTAL $50,000.

Emmanuel, Capital 30,000
Bryan, Capital 20,000
Pérdida en Venta de Activo 50,000.
Para registrar las pérdidas en la venta de
Activo.

UNIDAD III SOCIEDAD ANONIMA

TEMA III


La forma de constituir un negocios como Sociedad Anónima, Compañía Anónima y Compañía por Acciones se le aplican, en República Dominicana, los mismos requisitos, tanto legales como administrativos.

La forma más común de organizarse comercialmente en el país es la Compañía por Acciones y la misma tiene una serie de requisitos entre los que se encuentran:

1. La propiedad de una compañía está dividida en acciones.
2. Se requiere un mínimo de 7 accionistas para su constitución, que pueden ser personas físicas o morales.
3. Los accionistas participan de los beneficios y las pérdidas en proporción al número de acciones que tengan.
4. La responsabilidad de los accionistas está limitada al alcance de su inversión en acciones.
5. No existe responsabilidad personal de los accionistas por las obligaciones de la compañía.
6. La compañía tiene personalidad propia. (Es una persona moral)
7. Puede demandar o ser demanda en su propio nombre.
8. Puede celebrar contrato en su nombre.
9. Se disuelve por acuerdo entre los accionistas, por pérdida (quiebra), por mandato judicial, o por haber espirado su vida social.

Para Jhon Masshall (1819) una empresa es un ente artificial, invisible e intangible que sólo existe cuando se contempla a la luz de la ley.

La legislación Dominicana define sociedad como “un contrato por el cual dos o más personas convienen en poner cualquier cosa en común, con el mero objeto de partir el beneficio que pueda resultar de ello”.

La ley además distingue entre las llamadas sociedades civiles y las sociedades comerciales. Las sociedades civiles las define como aquellas cuyo objeto no es comercial, entre las que se incluirán tradicionalmente las dedicadas a educación, al ejercicio de profesionales liberales y las de compra y venta de inmuebles.
Las sociedades comerciales, por su parte, son aquellas cuyo objetivo es la realización de actos de comercio, incluyéndose es esta categoría las Sociedades en Nombre Colectivo, Sociedades en Comandita Simple, Sociedades en Participación y las Sociedades por Acciones que incluyen a su vez dos subcategorias de sociedades comerciales: Comanditas Simples y Compañías por Acciones.

(Según el artículo 23 del Código de Comercio, “la compañía en comandita se contrae entre uno o muchos socios responsables y solidarios y uno o muchos socios simples prestamistas de fondos, que se llaman comanditarios o socios en comandita. Rígese bajo un nombre social, que debe ser necesariamente el de uno o muchos de los socios responsables y solidarios”.

Las compañías por acciones también se le conocen por sus iniciales C. por A., C x A y S. A., (Sociedad Anónima) en virtud de la asimilación dispuesta por la Ley 5546 de 1961.
Las Compañías por acciones son las únicas sociedades comerciales en la legislación dominicana en la cual todos los socios se benefician de tener su responsabilidad limitada al aporte que han hecho en la sociedad. Los accionistas de una Compañía por Acciones no responden de las deudas de la empresa sino en la medida de la contribución que han hecho.

Las compañías pagan impuestos al Estado por intermedio de la Dirección Nacional de Impuestos Internos por los beneficios que obtiene según la clasificación que estable el Código Tributario de la República Dominicana (Ley 11-92) en sus artículos 274 al 278.

1. Empresas de Transporte 10% del monto bruto.
2. Compañía de Seguros 10% sobre las primas brutas.
3. Productores, Distribuidores o
Intermediarios de Películas 15% del precio que le sea pagado.
4. Empresas de Comunicaciones 15% de los ingresos brutos.
5. Empresas Agropecuarias y Forestal 10% del valor de los inmuebles.
Las personas jurídicas domiciliadas en el país, pagan 30% sobre su Renta Neta. Esta tasa se reducirá hasta llegar a un 25% a partir del tercer año.

Las empresas están divididas, para su constitución, de la siguiente manera:
1. Las que se dedican a producir para el exterior, para exportar.
2. Las que producirán bienes y servicios no producidos en el país, y
3. Las que producirán bienes y servicios producidos en el país.

GASTOS DE ORGANIZACIÓN
Los gastos como honorarios legales, impuestos, registros de incorporación, etec, se denominan gastos de organización. Estos, teóricamente, representan un activo intangible, que se amortizará en un tiempo razonablemente corto.

ADMINISTRACION DE LA SOCIEDAD ANONIMA
La administración de este tipo de empresa está a cargo de un Consejo de Administración que es seleccionado en la asamblea de accionistas compuesto por un presidente, vicepresidente, secretario y vocales.

Sin embargo la decisiones finales sobre temas de trascendencia la tiene la asamblea de accionistas que es la autoridad máxima.

LIBRO DE ACTAS
Las resoluciones y decisiones que toma la asamblea de accionistas o por el Consejo de Administración de la empresa tienen que ser registradas por el secretario de la compañía en un libro que se le denomina libro de actas.

Este libro solo contiene un registro de los hecho. Escrito en forma narrativa o en forma de resoluciones que quedan bajo la responsabilidad del mismo Consejo de Administración o de la gerencia para su ejecución.

En adicción a cualquier otro registro que pueda tener, las empresas están obligadas a mantener un libro diario y un libro de inventario. Estos libros legales deben ser llevado conforme a los procedimientos prescritos y deben ser impresionados y sellados por funcionarios judiciales una vez al año.

En la práctica los registros del libro diario pueden ser asentados en resumen que se pueden hacer una vez al mes.

La ley dispone que estos libros y todas las correspondencias de la compañía deberán ser conservadas por 10 años.

ELEMENTOS DEL PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
A la partida donde está registrado el capital de la empresa se le denomina capital contable y está compuesta por el monto de las acciones (capital social) y los beneficios que no se hayan distribuidos (utilidades no distribuidas). En caso de pérdida estos se reducirán al capital social.

ACCION
Según el diccionario de Administración y Finanzas, la acción es la “unidad de capital a nombre del poseedor y que indica propiedad sobre una empresa”.

A cada accionistas se le entrega un certificado donde está registrado el número de acciones adquiridas, lo que se constituye en un derecho de propiedad.

VALOR NOMINAL DE LA ACCION
Es el valor arbitrario que se le da a las acciones y el mismo no puede ser menor de RD5.00. la suma de las acciones construye el capital social de la empresa.

CAPITAL AUTORIZADO
Es el límite máximo autorizado al cual puede llegar el capital suscrito y pagado y es la base para el calculo de los impuestos de constitución de la compañía.

CAPITAL PAGADO
Es la suma de los importes de las acciones adquiridas por los accionistas.

CAPIRAL SUSCRITO
Es el capital social fijado en los estatutos, el cual puede estar totalmente pagado.

VENTA DEACCIONES RECIBIENDO EFECTIVO
Cuando se emiten acciones y se venden recibiendo efectivo de inmediato, se deben registrar mediante un asiento de diario general.

Ejemplo
Venta de 5,000 acciones con un valor nominal de $20.00 cada una.
5,000 x $ 20.00 = $100,000.00

Efectivo 100,000
Capital Social 100,000
Emisión de 5,000 acciones con
con un valor nominal de $20.00 c/u.
APORTE EN ESPECIE
Es frecuente que las empresas acepten activos distintos al efectivo, como pago de las acciones vendidas. Cuando se realiza esta operación se realiza esta operación se procede de la manera siguiente:

Venta de 5,000 acciones con un valor nominal de $20.00 cada una, recibiendo Equipos de Oficina con valor de $30,000, maquinaria con valor de $38,000 y un terreno con un valor de $32,000.
Se registra de la manera siguiente:

Equipos de Oficina 30,000
Maquinarias 38,000
Terreno 32,000
Capital Social 100,000
Entrega de 5,000 acciones a cambio de un
equipo de oficina, maquinaria y terreno.

VENTA DE ACCIONES CON PRIMA
Las acciones se venden con prima, cuando una empresa las coloca a un precio superior al de su valor nominal. La prima es la diferencia entre el valor nominal y el precio pagado por el adquiriente y no debe considerarse como una utilidad para la empresa.

La prima en venta de acciones es la cantidad adicional que los accionistas invierten en la empresa.

Supongamos que una empresa emite y vende 2,000 acciones con un valor nominal de $20.00 a $22.00, recibiendo efectivo a cambio.
2,000 x $20.00 = $44,000 (Valor recibido en efectivo)
2,000 x 2,00 = 4,000 (Prima en venta de acciones)
Efectivo 44,000
Prima en Venta de Acciones 4,000
Capital Social 40,000
Venta de 2,000 acciones con un valor
nominal de $20 a $22.

Presentación de la prima en el Balance General

Capital Contable
Capital Social 2,000 acciones con valor nominal
De $20.00 cada una $ 40,000
Más: Prima en venta de acciones 4,000
TOTAL APORTACION DE LOS SOCIOS 44,000

Utilidades No Distribuidas 12,000
TOTAL CAPITAL CONTABLE $ 56,000

VENTA DE ACCIONES CON DESCUENTOS
Cuando la empresa coloca sus acciones a un precio inferior a su valor nominal, se dice que las vende con descuentos.

Supongamos que una empresa emite y vende 2,000 acciones con un valor nominal de $20. a $18, recibiendo efectivo a cambio.
2,000 x $ 18.00 = $36,000 (Valor recibido en efectivo)
2,000 x 2.00 = 4,000 (Descuento en la venta de las acciones)

Efectivo 36,000
Descuento en venta de acciones 4,000
Capital Social 40,000
Venta de 2,000 acciones con
Un valor nominal de $20 a $18.

TIPOS DE ACCIONES
Pueden emitirse acciones ordinarias y preferidas, sujetas a ciertos procedimientos reglamentarios, las acciones preferidas pueden tener derecho al pago prioritario de dividendos y pueden tener una posición preferencial al disolverse la compañía.

ACCIONES PREFERIDAS
Estas clase de acciones confieren a sus poseedores el derecho de recibir dividendos en un por ciento determinado sobre el valor nominal de las acciones.

ACCIONES PREFERENTES EN CUANTO AL ACTIVO
En caso de disolución y liquidación, las acciones preferentes en cuanto al activo tienen derecho al pago total (del valor nominal) antes de hacerse cualquier distribución para acciones comunes.

En el caso de acciones preferentes con el valor nominal de $500,000, acciones con valor nominal de $500 y un activo de $700,000,luego de pago del pasivo, si las acciones son preferentes en cuanto al activo, deberán pagarse los $500,00 de las acciones preferentes y los $200,000 restante para los accionistas comunes. Si no son preferentes en cuanto al activo los $700,00 deben distribuirse de manera proporcional,

VALOR CONTABLE
El valor contable de una acción representativa de capital mide la participación que tiene el propietario de esta en los activos de la empresa.
El valor contable de todas las acciones será igual al capital social aportado, más las utilidades retenidas cuando se tiene un solo tipo de acciones.

Capital Social
5,000 acciones autorizado y emitidas
con valor nominal de $20. cada una $100,000
Utilidades No Distribuidas 24,000
TOTAL CAPITAL CONTABLE $ 124,000

VALOR DE MERCADO
El valor de mercado de una acción representativa de capital es el precio al que puede comprarse o venderse. Los valores de mercado pueden verse influenciadas por las utilidades, dividendo, futuros beneficios de la empresa y las condiciones generales del mercado.

DIVIDENDO
La ley 11-92 establece que “a los fines de impuestos internos, dividendos es cualquier distribución realizada por una persona moral a un accionistas o socio de la misma razón de su participación accionarias en dicha persona mora”.
Es decir los dividendos representan las utilidades repartidas a los accionistas por una sociedad. El Consejo de Administración es quien acuerda y decreta el pago de dividendos, los que pueden ser repartidos en efectivo, en otros activos o en acciones.
Los dividendos se decretan en una fecha y se pagan en otra distinta.
Para registrar los dividendos decretados se hace mediante un asiendo de diario.

Suponiendo que se han decretado dividendo por $40,000.
Utilidades No Distribuidas 40,000
Dividendos por Pagar 40,000
Para registrar los dividendos
decretados a razón de $200 por
acción a favor de los tenedores de
20,000 acciones en circulación.

Cuando los dividendos son pagados a los accionistas se hace el siguiente asiento:

Dividendos por Pagar 40,000
Efectivo 40,000
Para registrar el pago de los
Dividendos decretados.

DIVIDENDOS EN ACCIONES
En ocasiones los dividendos se pagan con acciones en vez de efectivo. En el caso general, la distribución de los dividendos se hace en acciones comunes a los accionistas.

Los dividendos se pagan a los accionistas por el número de acciones que se posea en la empresa. Por ejemplo si se decreta dividendo de $1,00 por acción indica que cada acción ha tenido ese monto de beneficio y se multiplican los dividendos por el número de acciones que tengan un socio y esas serán sus utilidades en la empresa.

ACCIONES EN TESORERIA
Las acciones en tesorería son las propias acciones de la sociedad, que han sido emitidas y readquiridas por la misma y deben reunir los siguientes requisitos:
1. Las acciones en tesorería deben ser las propias acciones de la compañía.
2. Las acciones deben haber sido ya emitidos.
3. Las acciones, aunque readquiridas, no deben haber sido, canceladas. Las cancelación de las acciones ser cuando se coloca en calidad de no emitidas.

LAS ACCIONES EN TESORERIA EN EL BALANCE GENERAL
La adquisición de acciones (acciones en tesorería) representan una reducción del capital contable por un importe igual al costo de las acciones, dicho costo debe presentarse en el Balance General como una deducción en la sección del capital contable.

Suponiendo que se emiten 2,000acciones con valor nominal de $100 cada una la empresa ha readquiridas 200 acciones a un costo de $15,000. Del total de las acciones sólo hay 1,800 en circulación por lo que se presenta en la Balance General de la manera siguiente:


CAPITAL CONTABLE
Capital Social 2,000 acciones con valor nominal
de $100, autorizada y emitidas, de las que se tienen
200 en tesorería $ 200,000.-
Utilidades No Distribuidas 60,000.-
TOTAL $ 260,000.-
Menos Costo de las Acciones en tesorería 25,000.-
Capital Contable $ 285,000.-

También se puede registrar el costo de las acciones readquiridas por la empresa se pueden registrar mediante el siguiente asiento: (Suponiendo que sean adquiridas 200 acciones a $100 cada una).
Acciones en tesorería 25,000
Efectivo 25,000
Para registrar la adquisición de
100 acciones con valor nominal de $100
a un costo de $25,000.

REMISION DE LAS ACCIONES EN TESORERIA
Cuando se reemiten las acciones en tesorería., la cuenta de Acciones en tesorería debe acreditarse.
En este caso se puede presentar varias acciones.
1.- REEMISION AL COSTO.- Suponiendo que las acciones en tesorería adquiridas en $25,000 se reemiten por el mismo monto en asiento será:
Efectivo 25,000
Acciones en Tesorería 25,000
Compra de acciones.

2. REEMISION A UN PRECIO SUPERIOR AL COSTO.- Suponiendo que las acciones que se recibieron por $28,000.

Efectivo 28,000
Acciones en Tesorería 25,000
Capital en exceso del valor
nominal de operaciones con
acciones en tesorería 3,000

REEMISION A UN PRECIO MENOR DEL COSTO.- Suponiendo que las acciones readquiridas por$25,000 se vuelven a emitir por $23,500.

Efectivo 23,500
Capital en exceso del
valor nominal de
operaciones con acciones
en tesorería 1,500
Acciones en Tesorería 25,000

A falta de la cuenta “capital en exceso” el excedente deberá cargarse a Utilidades no Distribuidas.

Efectivo 23,500
Utilidades No Distribuidas 1,500
Acciones en Tesorería 25,000

UNIDAD IV EL EFECTIVO

UNIDAD IV
EL EFECTIVO

El efectivo está constituido por los billetes, cheques, giros bancarios, boucher, saldo del dinero en la cuanta bancaria que se encuentran en esos momento depositado en el banco. En esa partida no se incluyen los saldos de los sellos de correo, vales de préstamos, en conclusión el efectivo es todo medio de intercambio que el banco acepte como depósito.

El efectivo es el activo más corriente y más líquido de todos. En el balance general se presenta como caja o efectivo en cada y banco. Si parte del efectivo ha sido separado para un fin específico y no se tiene inmediatamente disponible para realizar pagos debe figurar separadamente en el balance general.

En esta cantidad podría estar constituida por partidas distintas a un formato específicos como sería la compra de un activo o dinero en un banco clausurado.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.- El objetivo básico del control interno es de salvaguardar el activo en este caso el efectivo y lograr una contabilidad más precisa.
Un buen sistema de control interno para el efectivo debe proveer procedimientos apropiados para proteger las entradas y salidas del efectivo y debe cumplir estos requisitos básicos.

1. SEPARACION DE FUNCIONES.- Quien controle físicamente el efectivo ha de ser una persona diferente a la responsable de los libros de contabilidad. La persona autorizada para firmar los cheques no debe ser la que lo prepara, lo registra y hace la conciliación bancaria. El cajero no debe llevar los libros de contabilidad, ni debe tener acceso a los registros relacionados con el efectivo, pero tampoco el personal de contabilidad debe tener acceso a caja. EL CONTADOR NUNCA DEBE MANEJAR EL EFECTIVO.

2. DEPOSITOS DE LOS INGRESOS EN EL BANCO.- Todo el ingreso que llega a la empresa por venta al contado, cuentas por cobrar o cualquier otro motivo debe depositarse íntegramente en el banco.

3. RECIBOS.- Las ventas al contado deben controlarse mediante el uso de la caja registradora. Dentro de esta debe haber una tira (cinta) de papel, cerrada con llave, en donde se imprimirá el valor de cada venta y su total.

4. CAJERO.- Cajero no se le debe permitir tener acceso a la cinta de la caja registradora. Al terminar la jornada del día el cajero realizará un recuento del efectivo y entrega el efectivo y el resultado a un empleado del departamento de tesorería. Ni el cajero ni el empleado de tesorería que recibió el efectivo tienen acceso a los demás registros contables.

5. FUNCIONES.- El cajero no debe ser la persona que realice el depósito en el banco ni registre la venta y el depósito. Con este control resulta imposible el fraude a menos que se realice en complicidad entre varios empleados.

6. INGRESOS RECIBIDOS POR VALIJA, CORREOS Y MENSAJEROS.- El procedimiento para el manejo de los cheques y dinero recibido por valija, correos o mensajeros está basado en el mismo principio del control interno de que todas transacción debe participar dos o más empleados.

7. FORMULARIO.- El empleado que abre la correspondencia o la valija debe una lista con los valores recibido en la que incluirá todo el dinero y cheque recibido. Una copia con la cantidad recibida será entregada a la caja junto con el efectivo y los cheques recibidos y otro copia irá al departamento de contabilidad para su registro. Esta lista debe tener el motivo que indujo el ingreso y el monto recibido.

8. EGRESO DE EFECTIVO.- Todo el efectivo recibido fruto de la venta al contado de las cuentas por cobrar y por correo debe depositarse íntegramente en el banco. De esta manera se tiene un mejor control interno del efectivo.

9. DEPOSITO.- Un buen control interno en lo referente al efectivo exige que cada día serán depositado todo lo que llega a la empresa ya que todos los egresos se realizan por medio de cheques a excepción de los que se realicen por medio de la caja chica. Todos los cheques como los recibos de ingresos de caja, tienen que estar prenumerados y si alguno de estos se daña debe ser anulado y debe ser guardado en su orden cronológico para que la serie pueda ser completada. En caso de una investigación el documento está a la mano.

Para poder lograr un buen control en lo referente al egreso de efectivo es recomendable que el designado para firmar los cheques no debe tener acceso para registrarlo y cuando se presenta un cheque para su firma debe ir acompañado de su documento fuente, la factura y el comprobante u orden de pago.

En la practica es recomendable saber que sea más de una persona la que firma los cheques de la empresa y cuando se anula un cheque debe separarse la parte donde se ha colocado la firma.

CAJA CHICA.- Es un fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los pagos para los gastos de pequeña cuantía. Este sistema es de uso común en los negocios. Como se ha señalado anteriormente, un adecuado control interno sobre el efectivo exige que todos los ingresos se depositen en el banco y que todos los desembolsos sean realizados por cheques. No obstante en todo negocio se hace necesario mantener un pequeño fondo de dinero para poder atender a pequeños desembolsos como sellos de correos, fax, fletes al cobro, pasajes urbanos, gastos misceláneos y otros pequeños pagos que se realizan por medio de la caja chica que también se denomina fondo menor o fondo fijo.

Por cada pago que se realiza usando el fondo de caja chica se debe hacer un recibo donde debe contener el concepto del pago, su monto, quien lo autorizó y quien lo entrega.

ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA.- La creación de un fondo de caja chica se realiza mediante la expedición de un cheque por una cantidad cerrada y a nombre de una persona que se encargará de su manejo. El fondo deberá ser por una cantidad que alcance para cubrir los pequeños pagos por un período de tres o cuatro semanas o de acuerdo a la política de la empresa.

Si se establece un fondo de caja chica por $3,000. Se registrará dando un debido a caja chica con un crédito a banco.

Caja Chica 3,000
Banco 3,000
Para crear el fondo de caja chica.

DESEMBOLSO HECHO POR MEDIO DE LA CAJA CHICA.- A medida que se van realizado los pagos el encargado del manejo de caja chica deberá llenar el comprobante que mostrará el valor pagado, el propósito para el cual se ha hecho el pago, la fecha, la firma de la persona que recibe el dinero y quien lo autoriza y quien lo entrega.

La cuenta caja de chica se carga cuando se estable el fondo y no se vuelve a cargar o abonar, salvo que sea modificada si se agota con mucha frecuencia se hace necesario la reposición frecuente es necesario el aumento de dicho fondo mediante un asiento similar al realizado cuando se estableció. Por el contrario si es demasiado elevado, parte del efectivo deberá regresar de nuevo al banco.

La persona que custodia fondo de caja chica debe hacérsele arqueos frecuentes y de sorpresa ya que esta persona es la responsable de manejar el fondo intacto. A la hora del arqueo se debe tener a mano el dinero y comprobantes o comprobantes que sumen la cantidad del fondo bajo su administración.

El manejo del fondo de caja chica, frecuentemente ha constituido en primer paso para el descubrimiento de grandes desfalcos y no debe tolerarse irregularidades en el manejo de este fondo.

Si el fondo de caja chica ha sido autorizado por $500 y luego de varios días es varios días de operación se han realizado los siguiente pagos, (Fletes sobre compras $150, Sellos de correos $40, periódicos $100. Contribuciones $30 y gastos de oficina $110) se efectúa el siguiente asiento.

Fletes sobre compras 150
Sellos de correos 40
Periódicos 100
Contribuciones 30
Gastos de Oficina 110
Banco 430
Para registrar los egresos de caja chica y
la reposición del fondo.

REPOSICION DEL FONDO.- Cada vez que los desembolsos de caja chica casi se hayan agotado el fondo se hace necesario su reposición. Los desembolsos realizados y respaldados por su comprobantes que lo respalda se someterá a la persona autorizada para autorizar cheques quien autorizará la reposición del fondo por la cantidad solicitada que es la misma de los pagos realizados.

El fondo de caja chica deberá reembolsarse al final de cada período contable aunque no se hayan realizado los egresos suficientes para su reposición. De esa manera los pagos realizados se cargarán a las cuentas respectivas ante de su cierre y de preparar los estados financieros.

FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJA*.- El manejo de dinero recibido en la caja registradora es posible que ocurran errores al efectuar la devolución o la realización del cobro, es decir que se puede devolver de más o cobrar de más.

Estos errores pueden causar faltantes y sobrantes en caja que se determinará al final del día cuando se esté realizando el “cuadre” de dicha caja.

Si al realizar el conteo del efectivo en la caja se determina que hay una diferencia en la cantidad y la cinta de la caja registradora se procederá a la realización de un asiento. La cuenta se debitará por los faltantes y se acreditará por los sobrantes.

Si al final de día la cinta de la caja registradora muestra que se han realizado ventas por $10,000 y el efectivo en caja es sólo de $9,700 se realiza el siguiente asiento:

Efectivo 9,700
Faltante y sobrante en caja 300
Ventas 10,000
Para registrar la venta al contado
y el efectivo faltante.

Si por el contrario la cinta registradora indica que la venta del día es de $10,000 y en efectivo en caja es de $10,300, el registro de las venta del día se realiza de la manera siguiente:

Efectivo 10,300
Ventas 10,000
Faltante y sobrante en caja 300
Para registrar las ventas al contado y
sobrante en caja.

Si al final del período contable los faltantes son mayores que los sobrantes se debitará con la denominación de otros gastos, si por el contrario los sobrantes son mayores se acreditará la cuenta como otros ingresos.

EFECTIVO EN MONEDA EXTRAJERA.- En determinadas ocasiones, puede presentarse el caso de que se disponga de moneda extrajera y con ella se atienden gastos de viaje al exterior y otros gastos o adquisiciones por conceptos diversos.

En caso de que sean varios los tipos de monedas extranjeras usados, es recomendable abrir registros auxiliares para cada una de ellas.

Esta caja cargará por la recepciones de fondos en dicha moneda y se abonará por la salida de dicho efectivo. Para los fines contables es necesario valorar tanto los saldos como los movimientos de esta caja con el objetivo de obtener su valor en moneda nacional. La salida se valorará también a ese mismo cambio, que el final del período que se estime que es aplicable y se variará si la prima de la moneda ha variado y en caso de que esa variación podría ser ganancia o pérdida por cambio de la moneda extranjera.

Por ejemplo si Bryan Industrial realiza las siguientes operaciones durante el mes de marzo:

Marzo 10 Adquiere en el Banco El Mocano US$10,000 a una tasa de $14.20.
19 Se entregó al señor Abreu US$ 1,500 para gastos de viaje.
23 Pagó la subscripción a la Revista Comercio por un año por US$60.00.
25 Se entregó al ingeniero Bautista US$ 6,000 para compra de una troqueladora.

Deben abrirse dos cuentas, Compra de dólares y Prima en compra de dólares.

Marzo 10 Compra de dólares 10,000
Prima en compra de dólares 142,000
Banco 142,000
Compra de $10,000 dólares a una tasa de $14.20

19 Gastos de Viajes 21,300
Compra de dólares 1,500
Prima en compra de dólares 19,800
Para registrar los gastos de viajes.

23 Gastos Subscripción 852
Compra de dólares 60
Prima en Compra de dólares 792
Para registrar la subscripción a la revista Comercio.

25 Maquinaria 85,200
Compra de dólares 6,000
Prima en compra de dólares 79,200
Para registrar la compra de una troqueladora.

LA CUENTA DE BANCO
Cuando una persona “moral o física” abre una cuenta bancaria por vez primera debe firmar una tarjeta de registro con la firma que ha de emplear en los cheques que va a emitir y esta es conservada por el banco de manera que cualquier cheque que lleve una firma desconocida o dudosa puede ser comprobada con la que está en los archivos y/o en el computador.


CHEQUE
Según narra Rafael R. Acevedo, en su libro “El Cheque en la República Dominicana”, define al cheque como “un título cambiario mediante el cual una persona (librador) ordena a otra (librado , necesariamente un banco) que pague pura y simplemente a si mismo o a un tercero (beneficiario) una cantidad de dinero, con previa provisión de fondos”.

De aquí se desprenden tres elementos:
1. El cheque es una orden de pago.
2. La orden es contra un banco y
3. El librador debe tener fondos en el banco.

DEPOSITOS
La cantidad que es llevada al banco para ser incorporada a la cuenta se denomina depósito y estos deben acompañarse del formulario correspondiente en donde se describe la cantidad depositada tanto en efectivo como en cheques.

LIBRO DE REGISTRO DE BANCO
El registro de los cheques expedido o de los depósitos realizados se pueden llevar en los talones de la libreta de cheque o en un libro de registro de banco o simplemente en los registros computarizados. Ese registro se hace cada vez que se expide un cheque o se deposita una cantidad en el banco.

ESTADO DE BANCO
Al final de cada mes el banco envía a su cuentahabiente el estado de su cuenta bancaria el cual contiene:
1. El balance de la cuenta al inicio del mes.
2. Los depósitos realizados .durante el período y demás cantidades que se han agregado.
3. Los cheques cancelados (pagados por el banco) y demás cantidades deducidas por el banco.
4. El saldo de la cuenta al final del mes.

Si todas las entradas de efectivo se depositan y si todos los pagos que se efectúan con cheques, el estado bancario es el medio para comprobar los registros de caja del depositante.

Los bancos envían por correo o por medio de un mensajero el estado bancario correspondiente al mes y adjuntan con el todos los cheques cancelados (cheques que se han expedido y que el banco ha pagado) las notas de cargos y de abono que pudieran haberse efectuado a la cuenta.

El banco puede deducir (rebajar - debitar) de la cuenta del depositante sumas relativas a cobros por:* (Estas son sólo algunas de las causas)

CUADRO 1
AE
Aviso de Crédito
CS
Cargo por Servicios
IP
Intereses s/préstamo
AP
Abono a Préstamo
DE
Débito Embargo de Cuenta
LC
Legalización de Contrato
AS
Comisión Apartado de Seguridad
DP
Depósitos Especiales
LT
Llamadas Telefónicas
CA
Cajero Automático Débito
DU
Cheques Devolución Dólares
PP
Cancelación de Préstamo
CB
Comisión Cheques Bancario
EC
Error Corregido
TD
Tarjeta de Crédito
CC
Certificación de Cheques
ED
Entrega de Divisas
SP
Comisión por Suspención
CH
Comisión por Chequera
FP
Cheques Fuera de Plaza
TE
Transferencia al Exterior
CI
Comisión por Cierre de Cuenta
GD
Giros en Dólares
TR
Transferencia al Exterior
CM
Cargo por Manejo
GF
Gastos Financieros
TU
Transferencia en Dólares

El banco también puede incrementar (acreditar) la cuenta del depositante por:
CUADRO NO. 2
CA
Cajero Automático Crédito
CP
Crédito por Préstamo
NO
Crédito por Nómina
CD
Cheque Devuelto
DC
Corrección a Devolución
PI
Pago de Intereses
CN
Nota de Crédito
CP
Crédito a Devolución
TC
Transferencia

CONCILIACION BANCARIA
Al recibir el estado, normalmente el saldo del efectivo en banco no concuerda con el que aparece en el libro de banco. Es por ello que es necesario verificar los saldos (tantos del banco como del libro) y determinar la causa de la diferencia.

Son varias las causas por la que el saldo del estado de banco no concuerda con el libro de banco entre las que se encuentran:
1. CHEQUES EN CIRCULACION.- Son los cheques expedido y que no han sido pagado por el banco.
2. DEPOSITOS EN TRANTITO .- Son los depósitos que se han realizado y que no han sido registrado por el banco. Esto ocurre normalmente al final de mes cuando se realizan depósitos luego de que el banco a cerrado sus labores del día como son los depósitos nocturno.
3. CARGOS BANCARIOS.- Son las deducciones que realiza el banco por causas expuestas (ver cuadro No. 1).
4. NOTAS DE CREDITO.- Son las sumas que el banco suma a nuestra cuenta. (Ver cuadro No 2)

PASOS PARA LA CONSILIACION BANCARIA
1. Compare los depósitos que aparecen en el estado de banco para determinar algún error y cuales depósitos están en tránsito.
2. Compare los saldos de los cheques devueltos con el saldo con el saldo del libro de banco determinando cuales no han llegado al banco (están en tránsito).
3. Consulte la conciliación bancaria del mes anterior y determine si los cheques en circulación de ese mes aún están pendiente de pago. Si esto ocurre hay que incluirlo como cheques que aún están en tránsito (circulación). De la misma manera determine si los depósitos que estaban en tránsito el mes pasado fueron registrado por el banco.
4. Realice un listado de los cheques pendiente de pago, de las notas de cargo (débito) y las de crédito.
5. Concilie el saldo del estado de cuenta del banco con el saldo del libro de la empresa.

Los cargos (débitos) o créditos aún no registrado en los libros de la empresa se deberán de registrar luego de comprobar su monto.
LIBRO DE BANCO
Fecha
Beneficiario
C #
Depósitos
Cheques
Balance
Oct
01
Depósito

10,000

10,000

03
P. Núñez
01

3,400
6,600

04
F. Puello
02

2,000
4,600

05
Depósito

5,000

9,600

08
Bryan Industrial
03

1,800
7,800

09
El 54
04

1,500
6,300

12
Telemoca
05

3,100
3,200

15
Depósito

7000

10,200

16
F. Emmanuel
06

1,100
9,100

16
Suplidora Patricia
07

1,200
7,900

17
Anny Industrial
08

2,300
5,600

18
Depósito

15,000

20,600

21
P. Bryan
09

4,200
16,400

22
Patrick Industrial
10

1,000
15,400

25
Casa PB
11

2,500
12,900

26
Librería AN
12

1,700
11,200

28
Depósito

4,000

15,200

29
Librería Herrera
13

800
14,400

30
Depósito

10,500

24,900

31
Estación Antigua
14

1,700
23,200

31
OPRES
15

1,800
21,400
ESTADO DE BANCO
Cargos
Depósitos
Fecha
Balance
Saldo Inicial
10,000
01 Oct.
10,000
3,400
2,000

05 Oct.
4,600


5,000
05 Oct.
9,600
1,800
1,500

05 Oct.
6,300

3,100

10 Oct.
3,200


7,000
15 Oct.
10,200
1,100
1,200

18 Oct.
7,900

2,300

18 Oct.
5,600


15,000
18 Oct.
20,600

2,500

25Oct.
18,100
3,000
200IP

26 Oct.
14,900
4,100PC


27 Oct.
10,800
300CH
50CS
4,000
28 Oct.
14,450
800


31 Oct.
13,650
NOTA: Ver los cuadros anteriores para determinar el motivo de los d





SOLUCION:

Balance (final) según libro 21,400 Balance (final) según Banco 13,650
MENOS: MAS:
Cancelación de Préstamo 3,000 Depósitos en Tránsito 10,500
Tarjeta de Crédito 4,000 Sub – Total 24,150
Comisión Cheques 300
Intereses por Préstamo 200 MENOS:
Cargos por Servicio 50 7,650 Cheques en Tránsito 10,400
Saldo conciliado 13,750 Saldo Conciliado 13,750


CHEQUES EN TRANSITO:
No. 09 = $4,200, No. 10 = 1,000, No 12 = $ 1,700, No. 14 = $1,700, No. 15 = $1,800 = Total $10,400.

OTRA FORMA DE CONSILIACION
Balance en libro (al inicial el mes) 00,000. Balance del Banco Según Estado 13,650
MAS: MAS;
Depósitos del mes 51,500 Depósitos en Transito 10,500
Avisos de Crédito 00,000
Sub –Total 51,500 Sub – Total 24,150
MENOS:
Cheques emitidos (21,400) Cheques en Tránsito 10,400
Aviso de débito ( 7,650) (29,050) Balance en banco 13,750
Balance en libro del Banco 13, 750

AJUSTE DESPUES DE LA CONSILAICION
Si el banco ha efectuado cargos (débitos) y créditos en la cuenta de la empresa que no hayan sido registrado en los libros de esta, siempre y cuando estos cargos y créditos sean de naturaleza correctos, los mismos tienen que ser registrado en los libros de contabilidad de la empresa.

ASIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES REALIZADAS POR EL BANCO QUE NO HAN SIDO REGISTRADAS EN LOSLIBROS DE LA EMPRESA.




Documento por Pagar 3,000
Tarjeta de Crédito 4,100
Comisión por Cheques 300
Intereses sobre Préstamos 200
Cargos por Servicios 50
Banco 7,650
Para registrar los cargos realizados por el banco.

CUENTAS ESPECIALES
Si la empresa tiene una alta cantidad de empleados o accionistas podría especializar cuentas para el pago de los sueldos y los dividendos. Se depositará un cheque en ella y cuando se vaya a realizar los desembolsos se girará en contra de la misma.

SOBREGIDOS BANCARIOS
Un sobregiro bancario se produce en el momento en que se expide un cheque sin tener los fondos insuficientes en el banco.

El sobregiro bancario debe aparecer en el Balance General como un pasivo. Esto se hace aunque existan otras cuentas bancarias que excedan el sobregiro bancario.

INVERSIONES EN ACCIONES Y OBLIGACIONES
Costo de la Inversión.- El costo de una inversión en acciones, bonos u obligaciones comprende el precio de compra, el corretaje, los impuestos y otros desembolsos indispensables a la adquisición.

PRODUCTOS DE VALORES
Si en un mismo período contable se decretan y reciben dividendos sobre inversiones en acciones, el asiento por dividendo puede aguardar hasta que sea recibido. Pero si el dividendo se decreta en un período contable y se recibe en un período posterior, el procedimiento teóricamente correcto es cargar a dividendo por cobrar y acreditar ingresos por dividendo en el período de la declaración y cargar el efectivo con crédito a dividiendo por cobrar en el período en que se reciben los dividendos.

Si el costo de un bono u obligación es superior a su valor nominal, la compra se hace con prima, al vencer el título, será cobrable únicamente el valor nominal.

El ingreso percibido sobre el título cobrado menos la prima que se pagó al hacer la compra y que no se recuperará al vencimiento.

Una parte de la prima debe cargarse, periódicamente contra los intereses cobrados.

El crédito de dicho cargo debe hacerse a la cuenta de inversiones en bonos y obligaciones, reduciendo a gradualmente el valor en libro del bono u obligación hasta descender a su valor nominal a su vencimiento.

Si el 1 de enero del 1998 se compran en $11,000 obligación de $10,000 por dos años que devenga un interés de 24% pagadero semestralmente los días 30 de junio y 31 de Diciembre.
Se considera que parte de los intereses ($10,000 X 24% = $2,400 anual se divide entre dos para determinar el monto del semestre es decir $2,400 / 2 = $1,200) debe considerarse como reembolso de la prima y hay que realizar cuatro asientos semestrales de interés de $25 ($1.000 / 4 = $250).

Efectivo 1,200
Inversión en Obligaciones 250
Intereses Ganados sobre Obligaciones 950

$11,000 - $10,000 = $ 1,000 / 4 (semestre) = $250.00

TABLA DE VALUACION
Obligación del 24% a dos años, comprada por $11,000
Fecha
Cargo a Caja (Débito)
Crédito Inversión en Obligaciones
Crédito a Intereses Ganados
Valor en libro de la Inversión
1 de enero 1988



11,000
30 de junio 1988
1,200
250
950
10,750
31 Diciembre 1988
1,200
250
950
10,500
30 junio 1999
1,200
250
950
10,250
31 Diciembre 1999
1,200
250
950
10,000
TOTALES
4,800
1,000
3,800


AMORTIZACION DEL DESCUENTO EN INVERSIONES A LARGO PLAZO
Si el costo de una obligación es menor que su valor nominal la compra se hace con descuentos. A su vencimiento, el importe cobrable es el valor nominal. Por lo que el ingreso total derivado de una obligación comprada con descuentos, conservada hasta su vencimiento y cobrada a su valor nominal, es el total de los intereses cobrados más el descuento.

Si el primero de enero del 1997 se compra en $9,200 una obligación de $10,000 por 2 años que devenga intereses de 24% pagaderos semestralmente los días 30 de junio y 31 de Diciembre.

El descuento de $800 pesos debe dividirse entre los en 4 partidas semestrales de $200 y se realiza el siguiente asiento.
Efectivo 1,200
Inversión en Obligaciones 200
(Amortización del Descuento)
Intereses Ganados sobre Obligaciones 1,400

$10,000 – 9,200 = 800 / 4 (4 semestre) = $ 200.

TABLA DE VALUACION
Obligación del 24% a dos años, comprada por $ 9,000
Fecha
Cargo a Caja
Débito a inversión n en Obligaciones
Crédito a Intereses Ganados
Valor en libro de la Inversión
1 de enero 1988



9,200
30 de junio 1988
1,200
200
1,400
9,400
31 Diciembre 1988
1,200
200
1,400
9,600
30 junio 1999
1,200
200
1,400
9,800
31 Diciembre 1999
1,200
200
1,400
10,000
TOTALES
4,800
800
5,600


VENTA DEL VALOR DE LA INVERSIÓN
Si se vende una obligación en acciones que se lleva en libros al costo, debe hacerse un asiento.

Si se vende una inversión en acciones con un valor de $100,000 en $105,000, se han obtenido beneficios de $5,000.



Efectivo 105,000
Inversión en Acciones 100,000
Ganancia en venta de acciones 5,000
* En la práctica todo dinero faltante en caja debe cobrarse a la persona responsable del manejo de ese efectivo, en caso contrario, es decir cuando hay un sobrante, debe registrarse en caja la cantidad como un pasivo ya que presume que el cliente que lo pagó de más lo reclamará en caso que no se llegue a reclamar esa partida se registrará como otros ingresos con la denominación caja.
* En Banco Popular coloca la codificación al lado de la cantidad y en la parte posterior del Estado expresa que quiere decir cada una de las iniciales, mientras que otros bancos colocan directamente el porque han realizado el débito o el crédito..

UNIDAD V CUENTAS POR COBRAR

UNIDAD V
CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por Cobrar en el Balance General, - La suma que muestra en el grupo de Activo Circulante como cuenta por cobrar (sin especificaciones) debe comprender únicamente las cantidades por cobrar que se han originado por las actividades propias del negocio.
Las cuentas por cobrar a los accionistas y empleados, funcionarios y empleados se deben presentar de manera separadas en el Balance General.
Si se compran y venden mercancías a una misma persona física o moral se deben llevar dos cuentas separadas una para las cuenta por cobrar y la otra para las cuentas por pagar y deben aparecer separadas en el Balance General una en los Activos y la otra en los pasivos. Los saldos de estas cuentas no deben ser compasados sino que cada uno debe pagarle al otro.

EMCABEZADO EN LAS TARJETAS DEL MAYOR DE CUENTAS POR COBRAR. El embazado de la tarjeta donde se registra el movimiento de la cuenta de un cliente debe de tener una serie de datos que pueden ser de utilidad para el departamento de contabilidad, estas pueden ser:
1. Nombre del Negocio.
2. Dirección.
3. Tipo de negocio.
4. Límite de crédito.
5. Agente Vendedor.
6. Número de la hoja.

SALDO ROJO EN LOS MAYORES AUXILIARES.- Con frecuencia la cuenta de un cliente podría tener un saldo acreedor en vez del deudor como es lo normal. Esto se produce por excedentes en pagos, créditos por devolución y por otras razones que se producen luego del pago.
Estos saldos deben aparecer en rojo o entre paréntesis para mostrar de esa manera que son saldos acreedores, en este caso en una cuenta por cobrar.

Suponga que la cuenta por cobrar de Emmanuel Industrial tiene un balance de $12,000, monto que pagó con el cheque No. 215. Posterior al pago se registró una devolución por $1,000. En este caso la cuenta debe aparecer de la siguiente manera:
Emmanuel Industrial
12,000
(1,000)
12,000


Lo mismo puede suceder con un pago en exceso, es decir que debía los $12,000 se hizo la rebaja y envía el cheque por un monto de $12,000. También se produce un saldo en rojo.

METODO PARA LAS PROVIONES PARA CUENTAS INCOBRABLES. Siempre que se venden bienes o servios a crédito existen algunos clientes que no pagan. Las cuentas de estos clientes se denominan cuentas malas, cuentas incobrables o cuentas dudosas y constituyen una pérdida o un gasto para la empresa.

Las cuentas a crédito se produce con el fin de aumentar las ventas, y obtener mayores utilidades, estando los comerciantes dispuestos a soportar pérdidas razonables que provienen de las cuentas malas.

Las pérdidas por cuentas malas constituyen un gasto de ventas ya que estas pérdidas se producen con el fin de incrementar los beneficios.

De la misma manera para hacer cumplir el principio de enfrentamiento es necesario que las pérdidas por cuentas malas se deduzcan de las ventas que ayudaron a generar.

METODO CONTABLE DE ESTIMACION DE CUENTAS MALAS.- El enfrentamiento (confrontación de los ingresos y los gastos) en las cuentas por cobrar y las cuentas malas solo se puede hacer mediante una estimación de cuentas malas logra tal objetivo, es decir el del enfrentamiento.

La estimación consiste en hacer al final de cada período contable una estimación del total de cuentas malas que se espera que surjan de las ventas de ese período creándose una provisión para pérdidas resultante.

Esto tiene dos objetivos
1. La pérdida estimada se carga al período en que el ingreso se reconoce y
2. Las cuentas por cobrar aparecerán en el Balance General a su valor realizable.

Para hacer la estimación se determina un por ciento de las ventas a crédito que se han producido durante el año. Este por ciento se hace presumiendo que la historia se va a repetir, es decir que el mismo por ciento que se ha originado en años anteriores se va a seguir presentando.

Suponiendo que Emmanuel Industrial ha experimentado pérdidas por cuentas malas en los últimos años de un 2 por ciento de las ventas a crédito y que el pasado año las ventas fueron de $500,000. Si la historia se repite se espera que surjan ($500,000 x 2%) $10,000 de pérdidas por cuentas malas.

La estimación de Pérdida por cuentas malas se registra al final de cada período contable mediante un ajuste en la hoja de trabajo y un asiento de ajuste. Tomando el ejemplo anterior el registro, además del ajuste en la hoja de trabajo, se hace el siguiente asiento:

Dic. 31 Gastos por cuentas Malas 10,000
Reservas para cuentas dudosas 10,000
Para registrar las pérdidas por
Cuentas malas estimadas.

Las pérdidas por cuentas malas deben figurar en el Estado de Resultados del Año en que se efectuaron las ventas.

Estos gastos aparecen normalmente como gastos de administración y no como un gasto de venta ya que el otorgamiento del crédito es una responsabilidad de la administración.

CONTABILIZACION DE LAS CUENTAS MALAS.- Si a la hora de estimar las cuentas incobrables la cuenta por cobrar es de $500,000 y las pérdidas por cuentas males estimada es de $10,000, como se expresó anteriormente ambas cuentas deben presentarse de la siguiente manera:

Cuentas por Cobrar Reservas para Cuentas Dudosas
Dic. 31 500,000




Dic. 31 10,000

Si bien la reserva disminuye las cuentas por cobrar esta se presenta en una cuenta contracuenta, no en la cuenta control como es la cuenta por cobrar. Esto se hace ya que se desconoce cual cliente es el que no pagar su deuda.

PRESENTACION DE LA ESTIMACION PARA CUENTAS DUDOSAS EN LA BALANZA GENERAL.- Cuando se elabora un Balance General, el saldo de la estimación para cuentas dudosas se resta de las cuentas por cobrar en el balance, para que refleje la cantidad que se espera realizar de las cuentas por cobrar.

ACTIVOS CIRCULANTES
Efectivo $ 84,000
Cuentas por Cobrar $500,000
Menos: Reservas para Cuentas Dudosas 10,000 490,000
Inventario de Mercancías 215,000
TOTAL ACTIVOS CIRCULANTES $ 789,000

CANCELACION DE UNA CUENTA MALA.- Cuando se ha creado la estimación para cuentas dudosas las cuentas que se juzgan incobrables se cancelan contra la estimación.

EJEMPLO:
Luego de hacer ingentes esfuerzos para cobrar la cuenta de Ernesto Pérez por un monto de $2,000 el 1 de marzo, Emmanuel Industrial llegó a la conclusión que era incobrable y procedió a cancelarla mediante el siguiente asiento:

Marzo 1 Reservas para cuentas Dudosas 2,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Para cancelar la cuenta de E. Pérez declarada
Incobrable.



Cuentas por Cobrar Reservas para Cuentas Dudosa
Dic. 31 500,000
Marzo 1 2,000
498,000
Marzo 1 2,000
Dic. 31 10,000
8,000

RECUPERACION DE LAS CUENTAS MALAS.- La empresa puede cometer un error respecto a la capacidad del cliente para pagar su cuenta vencida. Muchas cuentas canceladas son liquidadas posteriormente de manera total o parcialmente.

Si una cuenta cancelada como incobrable el cliente posteriormente la paga dicho pago deberá registrarse.

Cuando una cuenta ya cancelada por incobrable logra cobrarse, es necesario que se realicen dos asientos, el primero para reabrir la cuenta del cliente y el segundo para que quede constancia de que el cliente pagó.

Tomando el caso anterior, si E. Pérez el 10 de junio salda su cuenta que fue cancelada el 1 de marzo se procede a realizar los siguientes asientos:

1- para reabrir la cuenta.

Junio 10 Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Reservas para Cuentas Dudosas 2,000
Para reabrir la cuenta de E. Pérez cancelada por incobrable.

2- Para constancia de pago.

Junio 10 Efectivo 2,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Saldo de la cuenta de E. Pérez

En caso de que no se salde la cuenta por cobrar de manera completa o sea que sólo se produzca un abono, está a opción de la empresa él abrirla por el monto total de la deuda o por la parte que el cliente abona. Esta última opción parece ser la más correcta ya que así se evita él cerrarla de nuevo por incobrable sí el cliente no paga el monto faltante.

ANALISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS.- Es la preparación de un cuadro con los nombres de los clientes y los saldos de cada una de las cuentas.
Con este método lo que se busca es determinar cual es la antigüedad de los saldos de las cuentas y aquí también se precisa de la experiencia de la empresa sobre los porcentajes a tomar en cuenta, quedando establecido que mientras más tiempo ha transcurrido de haberse efectuado el crédito más posibilidades hay que la cuenta por cobrar sea incobrable por lo que él por ciento debe ser mayor mientras mayor es el tiempo transcurrido.




ANALISIS DE CUENTAS DE CLIENTES POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS
31 de Diciembre 19 __
Nombre
Total
1 – 30 Días
31 – 60 Días
61 – 91 Días
Más de 91
E. Pérez
$50,000
$44,000
$3,000
$3,000

J. Acosta
12,000


5,000
$7,000
P. García
20,000

12,000
8,000

F. Camacho
5,000



5,000
TOTALES
$87,000
$44,000
$15,000
$16,000
$12,000

La empresa ha establecido, basado en la experiencia de años anteriores, que las cuentas por cobrar de 1 a 30 días él por ciento de incobrable es de 1 por ciento, los de 30 a 60 un 2 por ciento, los de 61 a 90 un 15 por ciento y los de más de 90 un 40 por ciento.

Antigüedad
Saldo
%
Estimado para Reservas
Vencidas de 1 a 30 días
$44,000
1%
$ 440
Vencidas de 31 a 60 días
15,000
2%
300
Vencidas de 60 a 90 días
16,000
15%
2400
Vencidas más de 90 días
12,000
40%
4,800
TOTALES
$87,000

$7,940

Por el monto de $7,940 se procede a realizar el asiento para crear la reserva de cuentas incobrable.

Gastos por Cuentas Malas 7,940
Reservas para Cuentas Dudosas 7,940
Para registrar las Pérdidas por cuentas malas.

AUMENTO O DISMINUCION DE LAS RESERVAS PARA CUENTAS MALAS.- Si la cuenta reservas para cuentas malas tiene un saldo de $200 y se ha estimado que el monto incobrable es de $1,500 sólo se registran $1,300 ya que con los $200 existente se llega al monto estimado que no será cobrado.

Si dicha cuenta tiene un saldo deudor $200 se deberá aumentar los $1,500 a $1,700 para que el saldo de la cuenta quede en el monto estimado como incobrable.

METODO DIRECTO PARA CANCELAR UNA CUENTA POR COBRAR.- Las empresas que su política de crédito es limitadas normalmente no crean una reserva para cuenta incobrable, sino que esperan que se presente el caso, es decir que el cliente no pague para realizar la cancelación de la misma.

Si la cuenta por cobrar de E. Pérez por $1,000 es declarada incobrable se procede a cancelarla mediante el siguiente asiento.

Oct. 4 Gastos por Cuentas Malas 1,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Para cancelar la cuenta de E. Pérez declarada incobrable.

Con este asiento se cancela la pérdida por cuentas malas directamente cargando a la cuenta de gastos por cuentas malas, mientras que el crédito elimina el saldo de la cuenta del mayor auxiliar y de la cuenta control.

Si la cuenta cancelada es posteriormente recuperada se realizan los siguientes asientos:


En 10 Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Gastos por Cuentas Malas 1,000
Para reabrir la cuenta de E. Pérez.


10 Efectivo 1,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Saldo de la cuenta.

El método directo de cancelación no logra una perfecta confrontación de los ingresos y gastos ya que los ingresos provenientes de una venta a un cliente que no pagará aparecerán en el Estado de Resultados de un año, en tanto que el Gastos por cuentas incobrables aparecerá en el Estado de Resultado del siguiente o de siguientes años.

Este método es usado en las empresas donde la mayor parte de las ventas se realizan al contado y las pérdidas por cuentas malas son poco significativas.

DOCUMIENTOS POR COBRAR (PAGARE)
Un pagaré es una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada.
Este tipo de documento normalmente se origina.
1. - Para ampliar el plazo de una cuenta vencida.
2. - Cuando el período de crédito es largo. ( Compra de una vivienda, un vehículo o un préstamo)

La preferencia de un documento de una cuenta abierta debido a que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontándose en un banco.

También los documentos se prefieren ya que en caso de un juicio para cobrar la posición de un documento implica tener un reconocimiento escrito de la existencia de la deuda y del importe y es conveniente el documento porque gana intereses.

VENCIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
1. A una fecha mencionada en el documento. Por ejemplo el 16 de mayo del 19 __ me comprometo a pagar.
2. A la vista. Me comprometo pagar a la vista.
3. A la expiración de un período dado determinado en:
a.- AÑOS.- Los documentos con vencimiento en años se vencerán el año que expresa el documento el mismo día y mes de la fecha de expedición, excepto en aquellos fechados el 29 de febrero, en cuyo caso su vencimiento será el 28 de febrero.

b.- EN MESES.- Este documento vencerá en el mes establecido el mismo día de la fecha de expedición. Excepto cuando los documentos estén fechados los días 31 y se venzas en un mes de sólo 30 días, su vencimiento será el día 30 y los documentos fechados el 29, 30 ó 31 de un mes y venzan en febrero, cuyo vencimiento será el último día de febrero. ( Se divide el número de meses entre 12 meses)

C.- EN DIAS.- En este caso hay que contar los días de manera exacta. Por ejemplo si es a 60 días y se firmó el 10 de enero tendremos. (Se divide el número de días entre 360 días)
Días del mes de enero 21
Días de Febrero 28
Días de Marzo 11
TOTAL 60 Días.
VENCIMIENTO EL 11 DE MARZO.

ASIENTOS POR OPERACIONES CON DOCUMENTOS POR CONRAR
Los documentos se registran en la cuenta Documentos por Cobrar a su valor nominal. Su asiento será:

Asientos por recio de documentos.- Los asientos son los mismos para el recibo para los que devengan interese como de los que no los causa.

1. - Si se recibe un documento por un préstamo en efectivo se carga a Documentos por Cobrar con crédito a efectivo.

Si se expide un préstamo por $60,000 a una tasa de interés de 24 por ciento por 3 meses.

Documentos por Cobrar 60,000
Efectivo 60,000
Para registrar un préstamo a 24% por 3 meses.


2. - Si en vez de recibir efectivo se realiza una venta, ejemplo un equipo de transporte.

Documento por Cobrar 60,000
Venta 60,000
Para registrar la venta de un carro a 24% por 3 meses.

3. - Si se recibe un documento para liquidar una cuenta por cobrar o para aplicarla a la misma, se carga a Documentos por Cobrar y se acredita a Cuentas por cobrar.

Si un cliente se ve imposibilitado de pagar una cuenta por cobrar y opta por cambiarla por un documento se procede de la siguiente manera:

Si E. Pérez se ve imposibilitado de pagarnos una cuenta por cobrar por $10,000 decide firmar un documento a 120 días y con un interés de 24%.

Documentos por Cobrar 10,000
Cuentas por Cobrar 10,000
Cambio de una cuenta por un documento a 24% y 120 días.

CALCULO DEL INTERES.- Un pagaré puede o no ganar interés, él por ciento o la cantidad de interés debe estar indicado en el documento.

Para determinar el interés a pagar se procede de la siguiente manera:

Capital x Tasa de Interés x Tiempo = Interés
Se debe entender que las tasas de interés son anuales, salvo indicación específica en contrario. Si se habla de un documento con 24%, es establece que es una tasa de 24% anual.

Calcule el interés a pagar de un documento de $80,000 a un interés de 26% y por 90 días.

Capital x Tasa x Tiempo = Interés

$80,000 x 26% x 90/360 = $5,200

Si el documento anterior es por 4 meses.
$80,000 x 26% x 4/12 = $6,933.33

Sí el documento por 3 años

$80,000 x 26% x 3 = $62,400
Si sólo se pagan los intereses se registran mediante el siguiente asiento. (Tomando el último caso)

Efectivo 62,400
Ingresos por Interés 62,400
Para registrar el pago de los intereses.

Si se paga el capital con el interés se registra de la siguiente manera. (Tomando el último caso)

Efectivo 142,400
Ingresos por Interés 64,400
Documento por Cobrar 80,000
Pago del capital y los intereses de préstamo.

UNIDAD VI CONTABILIDAD DE INVENTARIOS

UNIDAD VI
CONTABILIDAD DE INVENTARIOS
Los ingresos de las empresas comerciales provienen de las ventas de mercancías y estas empresas usan el término inventario de mercancías para describir el conjunto de bienes tangibles que poseen con el fin de venderlo.

La mercancías adquiridas, por regla general, se venden dentro del período contable por lo que constituye un activo circulante. Normalmente es el activo más importante del Balance General.

MÉTODO DE INVENTARIO. Hay dos métodos para determinar el costo de la mercancías vendidas como son:
1. METODO DE INVETARIO PERIODICO.- es cuando la existencia se contabilizan e identifican periódicamente haciendo un recuento físico de la mercancía que está en existencia por lo menos una vez al año. (Al final del período contable)
2. METODO DE INVENTARIO PERPETUO. Mediante este método se identifica mediante el registro que muestra un registro que muestras en todo momento la cantidad el importe del inventario en existencia.

Por este método no se usa la cuenta de compras ya que cuando se vende una mercancía se realizan dos asientos.
1. Por la venta. (Se registra a precio de Venta)
2. Por la reducción en el inventario. (Registro al costo).

El inventario lo constituye los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción de artículos para la posterior venta, tales como materia prima, productos en procesos y productos terminados. El costo de los productos vendidos se calcula y se registra para fijar los precios de venta. Uno de los costos más importantes de estos negocios es el Costo de los Artículos (Productos) Vendidos.

En los negocios donde las unidades vendidas son fáciles de determinar (neveras, televisores, vehículos, estufas, etec.) es fácil determinar el Costo de las Unidades Vendidas, no así en los negocios que venden gran variedad de artículos a bajos precios donde no es posible llevar un registro por separado. (supermercados, colmados, farmacias, ferreterías, etec.) en estos casos se usa el método de deducción, este requiere que se realice un conteo físico de los artículos o mercancías en existencia.

El método de deducción se entiende que las mercancías o productos vendidos no estarán en el inventario físico que se practique al final del período.

La forma para determinar el Costo de las Mercancías Vendidas bajo este método es el siguiente:

Inventario Inicial (Al inicio del Período)
$ 250,000
MAS: Compras Netas
150,000
Mercancías Disponibles para la Venta
400,000
MENO: Inventario Final (Al final del Período)
98,000
COSTO DE LOS ARTICULOS (MERCANCIAS) VENDIDOS
$ 302,000

Para determinar las Compras Netas se le suma a las Compras Brutas, los Gastos y Fletes sobre Compras y se le restan las Devoluciones, las Rebajas y los Documentos sobre Compras.

El Artículo 303 del Código Tributario de la República Dominicana (Ley 11-92) expresa que “cualquier persona que mantenga existencia de materia prima, productos en proceso de fabricación o en productos terminados debe crear y mantener actualizado su registro de inventario de dicha existencia para reflejar su renta”.

Estos registros, según la ley, serán mantenido conforme al Método del Ultimo que Entra, Primero que Sale (UEPS). Otros métodos de evaluación podrán ser autorizados por la Administración Tributaria y no podrán ser usado sin esa autorización.

La asignación de costo al inventario final normalmente involucra la determinación de las cantidades que se tienen en existencia de cada producto y la determinación del valor de dichos productos.

La cantidad de mercancías aún no vendida es determinada mediante la realización de un inventario físico donde la mercancía es pesada, contada o medida para determinar el número de unidades en existencia. Luego de saber la cantidad de cada artículo se procese a colocar el precio para determinar la cantidad de la existencia en dinero.

El inventario se valúa a precio de costo, pero la mercancía no apta para la venta o que se encuentre con cierto deterioro no se puede valuar a precio de costo.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO.- No hay una forma universal. Lo normal es que un equipo de personas se aboque a trabajar normalmente en pareja, una de ellas cuenta, pesa o mide la mercancía y dicta las descripciones y cantidades a la otra persona quien escribe los datos en las hojas de inventario.

Previo a esa actividad se ha procedido a la organización de los artículos e identificarlos.

Una vez hecho el inventario se anotan los valores unitarios, se calculan los importes multiplicando los precios unitarios por las cantidades y finalmente, se suman las hojas.

VALORIZACION DEL INVENTARIO.- La base más generalmente aplicable en la valorización del inventario y determinar su costo es:

El costo de la mercancía o material comprados incluyen no solo el precio de compra, sino también cualquier costo adicional necesario para la adquisición del artículo. Estos costos incidentales están compuesto por Impuestos de Importación, los fletes, almacenamientos y seguro mientras los artículos son transportado o almacenados y los costos incurridos para que lleguen hasta el punto de venta como fletes sobre compras y gastos sobre compras.

SELECCIÓN DEL COSTO PARA VALORIZACION DEL INVENTARIO.- La cantidad de mercancía no vendida, que se tiene en existencia al final del período contable es determinada mediante un inventario físico y posteriormente se procede a su valuación los que se hace a precio de costo.

CONTABILIZACION DEL INVENTARIO AL COSTO.- La valuación del inventario al Costo no constituye problema alguno , cuando los costos permanece constantes. Pero cuando en un mismo período artículos idénticos fueron adquirido a precios diferentes surge el problema sobre cual costo de debe aplicar al inventario final.

Se usan por lo menos cuatro forma para asignar el costo al inventario final como son:

Precio Específico de Factura, Promedio Ponderado, Primero que Entra, Primero que Sale (PEPS), y Ultimo que Entra, Primero que Sale. (UEPS).

Para explicar cada uno de ellos, supongamos que la empresa Emmanuel Industrial, tiene en existencia al finalizar el período contable 140 unidades de Petrociton. Supongamos que durante el año se realizan las siguientes compras:




Fecha

Unidades
Precio Unitario
Total
Enero
01
Inventario Inicial
80
$ 2.40
$ 192.00
Marzo
18
Compras
75
2.60
195.00
Abril
21
Compras
94
2.75
258.50
Junio
19
Compras
80
3.00
240.00
Agosto
30
Compras
70
3.25
227.50
Octubre
10
Compras
78
3.40
265.20
Diciembre
21
Compras
60
3.50
210.00
TOTALES
537

$ 1,588.20

1.- PRECIO ESPESIFICO DE FACTURA O PRECIO DE FACTURA.- Cuando sea posible identificar cada artículo que se encuentre dentro de un inventario con una compra específica y su respectiva factura, entonces los precios específicos de factura podrán ser utilizados para asignar costos al inventario y a los Artículos Vendidos.

Si de las 140 unidades de Petrociton se han identificado que 60 correspondiente al mes de abril, 38 al mes de junio y 42 al mes de agosto.
Fecha
Unidades
Precio Unitario
Total
Abril
60
$ 2.75
$ 165.00
Junio
38
3.00
114.00
Agosto
42
3.25
136.50
TOTALES
140

$ 415.50

EL MONTO DEL INVENTARIO FINAL ES DE $ 415.50.
2.- PROMEDIO PONDERADO.- De acuerdo con este método, los precios de las unidades del inventario inicial y cada compra se suman y se determina el monto pagado por todas las unidades.

La suma del valor pagado se divide entre las unidades adquiridas y este resultado se multiplica por las unidades del inventario.

VALOR PAGADO $ 1,588.20= $ 2,957 = $ 2.96
UNIDADES ADQUIRIDAS 537

140 Unidades X 2.96 = $ 414.40

EL MONTO DEL INVENTARIO FINAL ES DE $ 414.40.

PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR (PEPS). En las empresas comerciales, a los empleados se les dan instrucciones para que vendan primero la mercancía más antigua. Si estas instrucciones se cumplen la mercancía tiene ese mismo flujo. Es decir la primera mercancía que entra es la primera en salir.

Si tomamos el cuadro anterior la primera Mercancía que entró fue en enero y sucesivamente es los meses siguientes, por lo que las 140 unidades determinada en el inventario se encuentran en los últimos meses, comenzando a sumar del último mes hacia atrás.

Fecha
Unidades
Precio Unitario
Total
Diciembre
60
$ 3.50
$ 210.00
Octubre
78
3.40
265.20
Agosto
02
3.25
6.50
TOTALES
140

$ 481.70

EL MONTO DEL INVENTARIO FINAL ES DE $ 481.70

4.- ULTIMO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE (UEPS).- Con este procedimiento se presume que los costos más antiguos son los aplicables a las mercancías en existencia. La existencia se encuentra en los primeros meses.

Fecha
Unidades
Precio Unitario
Total
Enero
80
$ 2.40
$ 192.00
Marzo
60
2.60
156.00
TOTALES
140

$ 348.00

EL MONTO DEL INVENTARIO FINAL ES DE $ 348.00

COMPROBACION DE LOS METODOS.- En un mercado, en donde los precios no cambian, el método de valuación de inventario es de poca importancia, porque no cambian los precios duran largo período, todos los métodos arrojan las mismas cifras de costo.

Sin embargo, en un mercado cambiante, en donde los precios suben o bajan, cada uno de los métodos puede cambiar un resultado diferente. Si tomamos como ejemplo los casos anteriores tenemos:
1. Precio Especifico de Factura $ 415.50
2. Primero en Entrar, Primero en Salir 481.70
3. Promedio Ponderado 414.40
4. Ultimo en Entrar, Primero en Salir 348.00
PRINCIPIO DE CONSISTENCIA.- Observe el cuadro anterior y notará que de acuerdo al método usado para determinar la existencia se obtiene un valor diferente. Lo mismo pasará con la utilidad neta si la empresa varía el método de valorar los inventarios de un año a otro y de hacerlo violaría el principio de consistencia o procedencia contable seleccionado período tras período.

PARTIDAS QUE SE INCLUYEN DENTRO DEL INVENTARIO.- El inventario de una empresa debe incluir todos los artículos de su propiedad que se tienen disponibles para su venta, sin considerar en donde estén ubicados al momento de practicarse el inventario. Bajo esta regla sólo basta con contar o pesar la existencia sin que nada se omita o se cuente dos veces.

Hay que poner atención especial a los artículos en tránsito del suplidor, los artículos que ya se han vendido y aún no se han entregado, los artículos en consignación y los artículos obsoletos y dañados.

La mercancía en tránsito debe registrarse en el inventario, siempre y cuando ya se haya materializado la compra. Se entiende por mercancía a consignación la mercancía que está en poder de una empresa y venderla a cuenta del dueño y no del que la tiene en existencia.

Finalmente los artículos obsoletos, deteriorados (no aptos para la venta) deberán excluirse del inventario, si no se puede vender. Si se pueden vender a un precio razonable, estos deben hacerse contar en el inventario a precio realizable. Los artículos que deben ser descartados por alguna razón deben considerarse del período.

COSTO DEL INVENTARIO.- Los costos de los artículos del inventario, incluyen el precio de factura, menos los descuentos, más todos los costos adicionales necesarios para ponerlo en condiciones de venta. Los costos adicionales incidentales incluyen impuestos de importación, fletes y transportación, almacenamientos, seguro referente al almacenamiento y transporte, más cualquier otro costo.

ERRORES RELAITVOS A LOS INVENTARIOS.- Un error en la valorización del costo del inventario determinará una errónea determinación del costo de venta, de la utilidad bruta, de la utilidad neta, del activo circulante y del capital contable. Como el inventario final de un período es el inicial del siguiente el error cometido pasará de un período a otro por lo que reportará errores en la determinación del costo de venta, de la utilidad bruta y neta que se reporte en ese período siguiente.

Para ilustrar los efectos de una mala determinación del inventario entre varios períodos supongamos que en cada uno de los años 1995, 1996 y 1997 Emmanuel Industrial tuvo ventas por $200,000. Si Emmanuel Industrial mantuvo un inventario de $40,000 a través del período y efectúa compras por $120,000 en cada uno de los años su costo de venta en cada uno de los años sería $120,000 y sus utilidades brutas serían de $80,000.

Sin embargo si la empresa calcula de forma incorrecta su inventario al 31 de diciembre del 1995, valuando por $38,000 el error tendría los efectos que se señalan a continuación:


1995
1996
1997
Ventas
200,000
200,000
200,000
COSTO DE VENTA



Inventario Inicial
40,000
36,000
40,000
Compras
120,000
120,000
120,000
Artículos Disponibles para la Venta
160,000
156,000
160,000
Inventario Final
36,000
40,000
40,000
Costo de los Artículos Vendidos
124,000
116,000
120,000
Utilidad Bruta
76,000
84,000
80,000

Observe la ilustración. La subestimación de $4,000 en el inventario del el 1995 provocó una sobre estimación de los costos de los artículos vendidos en el 1995 y una subestimación de la utilidad bruta y en la utilidad neta de $4 000. De la misma manera motivado a que el inventario final del 1995 se convirtió en el inventario inicial del 1996, el error provocó una subestimación en el costo de ventas de 1996 y una sobreestimación de la utilidad bruta y en la utilidad neta por $4,000, para el 1997 el error no causó ningún efecto. Si el inventario hubiese estado sobreestimado los efectos serían contrario, la utilidad neta de 1995 se habría sobreestiamdo y la utilidad del 1996 se habría subestimado.

EFECTOS DE LOS ERRORES DE LOS INVENTARIOS.- Los efectos que ejercen los errores en el inventario sobre los ingresos netos, pueden resumirse en cuatro pasos.
1. Cuando el inventario final está subestimado, los beneficios netos del período quedaran subestimado.
2. Cuando el inventario final está sobrestimado, los beneficios netos del período quedaran sobrestimado.
3. Cuando el inventario inicial se sobrestima la utilidad del período se subvalua.
4. Cuando el inventario inicial se subvalua la utilidad neta del período se sobrevaluará.

INVENTARIO PERPETUO.- Las empresa frecuentemente llevan los registros diario del inventario para de esa manera poder determinar la existencia en cualquier momento y a esto se le denomina inventario perpetuo, es decir se registra la compra cuando se recibe la mercancía en el almacén y se va rebajando en la medida que se va vendiendo.

Este registro se puede llevar de manera manual usando tarjetas donde se registran las compras y las ventas que se realizan. Si se hace de manera computarizada la misma acción se llevará en la computadora.

INVENTARIO PERIODICO.- De acuerdo con este sistema el costo de los Artículos Vendidos se determina sumando el costo de los artículos comprados (compras) al inventario inicial, para luego restar el inventario final. El inventario periódico se realiza por lo menos una vez al año. Este hay que realizarlo independientemente de si se lleva un inventario perpetuo.

METODO DEL DETALLISTA.- Cuando se usa este sistema para calcular el inventario de un período intermedio es necesario que los registros de la empresa muestren el inventario inicial, tanto el costo al período de detalle, las ventas, las devoluciones sobres ventas, los descuentos sobre ventas y se procederá de la siguiente manera.

1. Se determina el importe de las mercancías disponibles para la venta.
2. El importe se divide entre el precio al detalle del total de la mercancía disponibles para la venta y así determinar la razón de costo.
3. Las ventas al detalle se deducen del total de mercancías disponibles para la venta y así determinar la razón de costo.
4. El inventario final a precio de detalle se multiplica por la razón de costo, para calcular el inventario al costo.
PASO 1



Precio al Costo
Precio al Detalle
Inventario Inicial


$ 40,000
$ 50,000
Compras

$ 60,000


Fletes sobre Compras
$ 5,000



Gastos sobre Compras
7,000
12,000


TOTAL

72,000


Descuentos s/compras
$ 3,000



Rebajas s/compras
2,000



Devoluciones s/compras
1,000
6,000


Compras Netas


66,000
78,000
Mercancías Disponibles para la Venta
$ 106,000
$ 128,000

PASO 2
Razón de Costo
Precio al Costo ($ 106,000) / Precio al Detalle ($ 128,000) = $ 0.82

Esto indica que de cada peso que se vende $ 00.82 es costo y $ 00.18 es beneficio bruto.

PASO 3
Se deducen a las mercancías Disponibles para la venta el precio del detalle.
Mercancías Disponibles para le venta al detalle $ 128,000.
Mercancías Disponibles para la Venta al Costo 106,000.
Inventario Final a Precio de Detalle $ 22,000.

PASO 4
Inventario final al costo $ 22,000 X 0.82 = $ 18,040

METODO DE UTILIDAD BRUTA.- El método de Utilidad Bruta para calcular los inventarios, se basa en la suposición de que la tasa de utilidad bruta permanece igual durante los últimos años. Para ello es necesario el inventario inicial, las compras netas y las ventas netas.

Este método es usado, generalmente, para determinar las pérdidas por robo o por un incendio u otro fenómeno natural.

Suponiendo que el 15 de abril el inventario de la empresa fue destruidos por un incendio y se conoce que el promedio de utilidad bruta había sido de un 25% en los últimos 3 años. Esto implica que el 0.25 de cada peso de venta es utilidad bruta y 0.75 es costo de los artículos vendidos.

El 75% es usado para calcular el inventario final como se explica a continuación:






ARTICULOS DISPONIBLES PARA LA VENTA
Inventario Inicial


$ 40,000
Compras

$ 60,000

Fletes sobre Compras
$ 7,000


Gastos sobre Compras
6,000
13,000

TOTAL

$ 73,000

Descuentos sobre Compras
$ 4,000


Rebajas sobre Compras
2,000


Descuentos sobre Compras
1,000
7,000

Compras Netas


66,000
Artículos Disponibles para la Ventas


$ 106,000
MENOS



Ventas Brutas

$ 50,000

Devoluciones sobre Ventas
$ 5,000


Rebajas sobre ventas
2,000


Descuentos sobre ventas
1,000
8,000

Ventas Netas

$ 42,000

Costo Estimado ($42,000 X 75%

31,500
Inventario Estimado al 15 de Abril y Pérdida del Inventario
$ 74,500