lunes, 20 de septiembre de 2010

UNIDAD V CUENTAS POR COBRAR

UNIDAD V
CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por Cobrar en el Balance General, - La suma que muestra en el grupo de Activo Circulante como cuenta por cobrar (sin especificaciones) debe comprender únicamente las cantidades por cobrar que se han originado por las actividades propias del negocio.
Las cuentas por cobrar a los accionistas y empleados, funcionarios y empleados se deben presentar de manera separadas en el Balance General.
Si se compran y venden mercancías a una misma persona física o moral se deben llevar dos cuentas separadas una para las cuenta por cobrar y la otra para las cuentas por pagar y deben aparecer separadas en el Balance General una en los Activos y la otra en los pasivos. Los saldos de estas cuentas no deben ser compasados sino que cada uno debe pagarle al otro.

EMCABEZADO EN LAS TARJETAS DEL MAYOR DE CUENTAS POR COBRAR. El embazado de la tarjeta donde se registra el movimiento de la cuenta de un cliente debe de tener una serie de datos que pueden ser de utilidad para el departamento de contabilidad, estas pueden ser:
1. Nombre del Negocio.
2. Dirección.
3. Tipo de negocio.
4. Límite de crédito.
5. Agente Vendedor.
6. Número de la hoja.

SALDO ROJO EN LOS MAYORES AUXILIARES.- Con frecuencia la cuenta de un cliente podría tener un saldo acreedor en vez del deudor como es lo normal. Esto se produce por excedentes en pagos, créditos por devolución y por otras razones que se producen luego del pago.
Estos saldos deben aparecer en rojo o entre paréntesis para mostrar de esa manera que son saldos acreedores, en este caso en una cuenta por cobrar.

Suponga que la cuenta por cobrar de Emmanuel Industrial tiene un balance de $12,000, monto que pagó con el cheque No. 215. Posterior al pago se registró una devolución por $1,000. En este caso la cuenta debe aparecer de la siguiente manera:
Emmanuel Industrial
12,000
(1,000)
12,000


Lo mismo puede suceder con un pago en exceso, es decir que debía los $12,000 se hizo la rebaja y envía el cheque por un monto de $12,000. También se produce un saldo en rojo.

METODO PARA LAS PROVIONES PARA CUENTAS INCOBRABLES. Siempre que se venden bienes o servios a crédito existen algunos clientes que no pagan. Las cuentas de estos clientes se denominan cuentas malas, cuentas incobrables o cuentas dudosas y constituyen una pérdida o un gasto para la empresa.

Las cuentas a crédito se produce con el fin de aumentar las ventas, y obtener mayores utilidades, estando los comerciantes dispuestos a soportar pérdidas razonables que provienen de las cuentas malas.

Las pérdidas por cuentas malas constituyen un gasto de ventas ya que estas pérdidas se producen con el fin de incrementar los beneficios.

De la misma manera para hacer cumplir el principio de enfrentamiento es necesario que las pérdidas por cuentas malas se deduzcan de las ventas que ayudaron a generar.

METODO CONTABLE DE ESTIMACION DE CUENTAS MALAS.- El enfrentamiento (confrontación de los ingresos y los gastos) en las cuentas por cobrar y las cuentas malas solo se puede hacer mediante una estimación de cuentas malas logra tal objetivo, es decir el del enfrentamiento.

La estimación consiste en hacer al final de cada período contable una estimación del total de cuentas malas que se espera que surjan de las ventas de ese período creándose una provisión para pérdidas resultante.

Esto tiene dos objetivos
1. La pérdida estimada se carga al período en que el ingreso se reconoce y
2. Las cuentas por cobrar aparecerán en el Balance General a su valor realizable.

Para hacer la estimación se determina un por ciento de las ventas a crédito que se han producido durante el año. Este por ciento se hace presumiendo que la historia se va a repetir, es decir que el mismo por ciento que se ha originado en años anteriores se va a seguir presentando.

Suponiendo que Emmanuel Industrial ha experimentado pérdidas por cuentas malas en los últimos años de un 2 por ciento de las ventas a crédito y que el pasado año las ventas fueron de $500,000. Si la historia se repite se espera que surjan ($500,000 x 2%) $10,000 de pérdidas por cuentas malas.

La estimación de Pérdida por cuentas malas se registra al final de cada período contable mediante un ajuste en la hoja de trabajo y un asiento de ajuste. Tomando el ejemplo anterior el registro, además del ajuste en la hoja de trabajo, se hace el siguiente asiento:

Dic. 31 Gastos por cuentas Malas 10,000
Reservas para cuentas dudosas 10,000
Para registrar las pérdidas por
Cuentas malas estimadas.

Las pérdidas por cuentas malas deben figurar en el Estado de Resultados del Año en que se efectuaron las ventas.

Estos gastos aparecen normalmente como gastos de administración y no como un gasto de venta ya que el otorgamiento del crédito es una responsabilidad de la administración.

CONTABILIZACION DE LAS CUENTAS MALAS.- Si a la hora de estimar las cuentas incobrables la cuenta por cobrar es de $500,000 y las pérdidas por cuentas males estimada es de $10,000, como se expresó anteriormente ambas cuentas deben presentarse de la siguiente manera:

Cuentas por Cobrar Reservas para Cuentas Dudosas
Dic. 31 500,000




Dic. 31 10,000

Si bien la reserva disminuye las cuentas por cobrar esta se presenta en una cuenta contracuenta, no en la cuenta control como es la cuenta por cobrar. Esto se hace ya que se desconoce cual cliente es el que no pagar su deuda.

PRESENTACION DE LA ESTIMACION PARA CUENTAS DUDOSAS EN LA BALANZA GENERAL.- Cuando se elabora un Balance General, el saldo de la estimación para cuentas dudosas se resta de las cuentas por cobrar en el balance, para que refleje la cantidad que se espera realizar de las cuentas por cobrar.

ACTIVOS CIRCULANTES
Efectivo $ 84,000
Cuentas por Cobrar $500,000
Menos: Reservas para Cuentas Dudosas 10,000 490,000
Inventario de Mercancías 215,000
TOTAL ACTIVOS CIRCULANTES $ 789,000

CANCELACION DE UNA CUENTA MALA.- Cuando se ha creado la estimación para cuentas dudosas las cuentas que se juzgan incobrables se cancelan contra la estimación.

EJEMPLO:
Luego de hacer ingentes esfuerzos para cobrar la cuenta de Ernesto Pérez por un monto de $2,000 el 1 de marzo, Emmanuel Industrial llegó a la conclusión que era incobrable y procedió a cancelarla mediante el siguiente asiento:

Marzo 1 Reservas para cuentas Dudosas 2,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Para cancelar la cuenta de E. Pérez declarada
Incobrable.



Cuentas por Cobrar Reservas para Cuentas Dudosa
Dic. 31 500,000
Marzo 1 2,000
498,000
Marzo 1 2,000
Dic. 31 10,000
8,000

RECUPERACION DE LAS CUENTAS MALAS.- La empresa puede cometer un error respecto a la capacidad del cliente para pagar su cuenta vencida. Muchas cuentas canceladas son liquidadas posteriormente de manera total o parcialmente.

Si una cuenta cancelada como incobrable el cliente posteriormente la paga dicho pago deberá registrarse.

Cuando una cuenta ya cancelada por incobrable logra cobrarse, es necesario que se realicen dos asientos, el primero para reabrir la cuenta del cliente y el segundo para que quede constancia de que el cliente pagó.

Tomando el caso anterior, si E. Pérez el 10 de junio salda su cuenta que fue cancelada el 1 de marzo se procede a realizar los siguientes asientos:

1- para reabrir la cuenta.

Junio 10 Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Reservas para Cuentas Dudosas 2,000
Para reabrir la cuenta de E. Pérez cancelada por incobrable.

2- Para constancia de pago.

Junio 10 Efectivo 2,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 2,000
Saldo de la cuenta de E. Pérez

En caso de que no se salde la cuenta por cobrar de manera completa o sea que sólo se produzca un abono, está a opción de la empresa él abrirla por el monto total de la deuda o por la parte que el cliente abona. Esta última opción parece ser la más correcta ya que así se evita él cerrarla de nuevo por incobrable sí el cliente no paga el monto faltante.

ANALISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS.- Es la preparación de un cuadro con los nombres de los clientes y los saldos de cada una de las cuentas.
Con este método lo que se busca es determinar cual es la antigüedad de los saldos de las cuentas y aquí también se precisa de la experiencia de la empresa sobre los porcentajes a tomar en cuenta, quedando establecido que mientras más tiempo ha transcurrido de haberse efectuado el crédito más posibilidades hay que la cuenta por cobrar sea incobrable por lo que él por ciento debe ser mayor mientras mayor es el tiempo transcurrido.




ANALISIS DE CUENTAS DE CLIENTES POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS
31 de Diciembre 19 __
Nombre
Total
1 – 30 Días
31 – 60 Días
61 – 91 Días
Más de 91
E. Pérez
$50,000
$44,000
$3,000
$3,000

J. Acosta
12,000


5,000
$7,000
P. García
20,000

12,000
8,000

F. Camacho
5,000



5,000
TOTALES
$87,000
$44,000
$15,000
$16,000
$12,000

La empresa ha establecido, basado en la experiencia de años anteriores, que las cuentas por cobrar de 1 a 30 días él por ciento de incobrable es de 1 por ciento, los de 30 a 60 un 2 por ciento, los de 61 a 90 un 15 por ciento y los de más de 90 un 40 por ciento.

Antigüedad
Saldo
%
Estimado para Reservas
Vencidas de 1 a 30 días
$44,000
1%
$ 440
Vencidas de 31 a 60 días
15,000
2%
300
Vencidas de 60 a 90 días
16,000
15%
2400
Vencidas más de 90 días
12,000
40%
4,800
TOTALES
$87,000

$7,940

Por el monto de $7,940 se procede a realizar el asiento para crear la reserva de cuentas incobrable.

Gastos por Cuentas Malas 7,940
Reservas para Cuentas Dudosas 7,940
Para registrar las Pérdidas por cuentas malas.

AUMENTO O DISMINUCION DE LAS RESERVAS PARA CUENTAS MALAS.- Si la cuenta reservas para cuentas malas tiene un saldo de $200 y se ha estimado que el monto incobrable es de $1,500 sólo se registran $1,300 ya que con los $200 existente se llega al monto estimado que no será cobrado.

Si dicha cuenta tiene un saldo deudor $200 se deberá aumentar los $1,500 a $1,700 para que el saldo de la cuenta quede en el monto estimado como incobrable.

METODO DIRECTO PARA CANCELAR UNA CUENTA POR COBRAR.- Las empresas que su política de crédito es limitadas normalmente no crean una reserva para cuenta incobrable, sino que esperan que se presente el caso, es decir que el cliente no pague para realizar la cancelación de la misma.

Si la cuenta por cobrar de E. Pérez por $1,000 es declarada incobrable se procede a cancelarla mediante el siguiente asiento.

Oct. 4 Gastos por Cuentas Malas 1,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Para cancelar la cuenta de E. Pérez declarada incobrable.

Con este asiento se cancela la pérdida por cuentas malas directamente cargando a la cuenta de gastos por cuentas malas, mientras que el crédito elimina el saldo de la cuenta del mayor auxiliar y de la cuenta control.

Si la cuenta cancelada es posteriormente recuperada se realizan los siguientes asientos:


En 10 Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Gastos por Cuentas Malas 1,000
Para reabrir la cuenta de E. Pérez.


10 Efectivo 1,000
Cuentas por Cobrar/E. Pérez 1,000
Saldo de la cuenta.

El método directo de cancelación no logra una perfecta confrontación de los ingresos y gastos ya que los ingresos provenientes de una venta a un cliente que no pagará aparecerán en el Estado de Resultados de un año, en tanto que el Gastos por cuentas incobrables aparecerá en el Estado de Resultado del siguiente o de siguientes años.

Este método es usado en las empresas donde la mayor parte de las ventas se realizan al contado y las pérdidas por cuentas malas son poco significativas.

DOCUMIENTOS POR COBRAR (PAGARE)
Un pagaré es una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada.
Este tipo de documento normalmente se origina.
1. - Para ampliar el plazo de una cuenta vencida.
2. - Cuando el período de crédito es largo. ( Compra de una vivienda, un vehículo o un préstamo)

La preferencia de un documento de una cuenta abierta debido a que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontándose en un banco.

También los documentos se prefieren ya que en caso de un juicio para cobrar la posición de un documento implica tener un reconocimiento escrito de la existencia de la deuda y del importe y es conveniente el documento porque gana intereses.

VENCIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
1. A una fecha mencionada en el documento. Por ejemplo el 16 de mayo del 19 __ me comprometo a pagar.
2. A la vista. Me comprometo pagar a la vista.
3. A la expiración de un período dado determinado en:
a.- AÑOS.- Los documentos con vencimiento en años se vencerán el año que expresa el documento el mismo día y mes de la fecha de expedición, excepto en aquellos fechados el 29 de febrero, en cuyo caso su vencimiento será el 28 de febrero.

b.- EN MESES.- Este documento vencerá en el mes establecido el mismo día de la fecha de expedición. Excepto cuando los documentos estén fechados los días 31 y se venzas en un mes de sólo 30 días, su vencimiento será el día 30 y los documentos fechados el 29, 30 ó 31 de un mes y venzan en febrero, cuyo vencimiento será el último día de febrero. ( Se divide el número de meses entre 12 meses)

C.- EN DIAS.- En este caso hay que contar los días de manera exacta. Por ejemplo si es a 60 días y se firmó el 10 de enero tendremos. (Se divide el número de días entre 360 días)
Días del mes de enero 21
Días de Febrero 28
Días de Marzo 11
TOTAL 60 Días.
VENCIMIENTO EL 11 DE MARZO.

ASIENTOS POR OPERACIONES CON DOCUMENTOS POR CONRAR
Los documentos se registran en la cuenta Documentos por Cobrar a su valor nominal. Su asiento será:

Asientos por recio de documentos.- Los asientos son los mismos para el recibo para los que devengan interese como de los que no los causa.

1. - Si se recibe un documento por un préstamo en efectivo se carga a Documentos por Cobrar con crédito a efectivo.

Si se expide un préstamo por $60,000 a una tasa de interés de 24 por ciento por 3 meses.

Documentos por Cobrar 60,000
Efectivo 60,000
Para registrar un préstamo a 24% por 3 meses.


2. - Si en vez de recibir efectivo se realiza una venta, ejemplo un equipo de transporte.

Documento por Cobrar 60,000
Venta 60,000
Para registrar la venta de un carro a 24% por 3 meses.

3. - Si se recibe un documento para liquidar una cuenta por cobrar o para aplicarla a la misma, se carga a Documentos por Cobrar y se acredita a Cuentas por cobrar.

Si un cliente se ve imposibilitado de pagar una cuenta por cobrar y opta por cambiarla por un documento se procede de la siguiente manera:

Si E. Pérez se ve imposibilitado de pagarnos una cuenta por cobrar por $10,000 decide firmar un documento a 120 días y con un interés de 24%.

Documentos por Cobrar 10,000
Cuentas por Cobrar 10,000
Cambio de una cuenta por un documento a 24% y 120 días.

CALCULO DEL INTERES.- Un pagaré puede o no ganar interés, él por ciento o la cantidad de interés debe estar indicado en el documento.

Para determinar el interés a pagar se procede de la siguiente manera:

Capital x Tasa de Interés x Tiempo = Interés
Se debe entender que las tasas de interés son anuales, salvo indicación específica en contrario. Si se habla de un documento con 24%, es establece que es una tasa de 24% anual.

Calcule el interés a pagar de un documento de $80,000 a un interés de 26% y por 90 días.

Capital x Tasa x Tiempo = Interés

$80,000 x 26% x 90/360 = $5,200

Si el documento anterior es por 4 meses.
$80,000 x 26% x 4/12 = $6,933.33

Sí el documento por 3 años

$80,000 x 26% x 3 = $62,400
Si sólo se pagan los intereses se registran mediante el siguiente asiento. (Tomando el último caso)

Efectivo 62,400
Ingresos por Interés 62,400
Para registrar el pago de los intereses.

Si se paga el capital con el interés se registra de la siguiente manera. (Tomando el último caso)

Efectivo 142,400
Ingresos por Interés 64,400
Documento por Cobrar 80,000
Pago del capital y los intereses de préstamo.

1 comentario:

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